Este artigo aborda a definição e gerenciamento de workflows no NetLex, destacando a organização de processos internos após a elaboração de documentos por meio de questionários. Os workflows, compostos por passos sequenciais e/ou paralelos, são configurados durante a implementação do NetLex, com regras baseadas nos dados do questionário e na estrutura organizacional. As etapas podem ser visualizadas na página de "Documentos", onde também é possível monitorar status e prazos. O artigo aborda ainda as ações possíveis com o Workflow, como cancelamento, extensão de prazo e reabertura do workflow, enfatizando atribuição de responsabilidades, geração de atividades e conclusão eficiente dos processos documentais no NetLex.
O que é um workflow e como acompanhá-lo no NetLex.
Depois da elaboração de um documento, através do preenchimento do questionário, ele poderá seguir processos internos que envolvem aprovações e negociações por diferentes personas até chegar a sua etapa final de assinatura. Além disso, todos os processos que envolvem um determinado documento, como revisão e aprovação por diferentes setores da empresa, são organizados em um workflow. Esse fluxo é determinado pela sua empresa e é pré-configurado durante a implantação do NetLex.
Um workflow, em regra, será composto por passos (ou etapas) sequenciais e/ou paralelos, que tendem a corresponder às ações esperadas para cada um desses processos. Em cada passo, são estabelecidas regras para definir os aprovadores. Essas regras são pautadas pelos dados preenchidos no questionário (ex.: valor do contrato, foro eleito, etc.) e pela organização da empresa (ex.: setores e equipes), além de ter também o seu SLA (prazo) definido. Por exemplo, se é esperado que o Jurídico aprove as alterações feitas pelas demais áreas, podemos criar uma etapa chamada "Aprovação Jurídico".
Em cada um desses passos são criadas:
- regras de entrada, que definirão se aquele passo será ativado ou não;
- regras de aprovação, que definirão que são os responsáveis pela aprovação; e
- regras que definem qual é o SLA (prazo) para conclusão da etapa.
As etapas do workflow podem ser visualizadas ao clicar em um documento, buscando por seu nome ou número na página de “Documentos”. Nessa mesma tela, é possível visualizar o status do workflow e o prazo para desempenhar a tarefa.
Ações do Workflow no Documento
Ele pode ser cancelado, caso necessário, clicando no botão de status do workflow e selecionando o botão “Cancelar”. Saiba mais em "Cancelar um Workflow".
Ao passar o mouse em cima de cada etapa do workflow, aparece quem é o responsável, a data de início, o prazo e a data de conclusão, caso já tenha passado por esses status. Saiba mais em Extensão de prazo de uma etapa.
Além disso, quando um passo do workflow for direcionado a uma equipe e você fizer parte dela, poderá atribuir o responsável por esse mesmo campo.
Caso você esteja responsável por uma etapa do workflow, serão geradas atividades para você. Elas aparecerem na página “Atividades” e funcionam como atalhos para você vir ao documento e desempenhar a análise necessária. Saiba mais em “Visualização de atividades”.
Ao final de todos os passos do workflow, aquele workflow é concluído. Caso seja necessário voltar a trabalhar com esse documento, ele pode ser reaberto clicando no botão de status do workflow e depois clicando em “Reabrir”. Saiba mais em Reabertura de Workflow Finalizado.
Novo Workflow
Ele pode ser cancelado, caso necessário, clicando na setinha do último passo, inserindo o motivo do cancelamento do fluxo e selecionando o botão “Confirmar cancelamento”.
Ao passar o mouse em cima de cada etapa do workflow, aparece quem é o responsável, a data de início, o prazo e a data de conclusão, caso já tenha passado por esses status.
Além disso, quando um passo do workflow for direcionado a uma equipe e você fizer parte dela, poderá atribuir o responsável por esse mesmo campo.
Caso você esteja responsável por uma etapa do workflow, serão geradas atividades para você. Elas aparecerem na página “Atividades” e funcionam como atalhos para você vir ao documento e desempenhar a análise necessária. Saiba mais em “Visualização de atividades”.
Ao final de todos os passos do novo workflow, aquele workflow é concluído. Caso seja necessário voltar a trabalhar com esse documento, ele pode ser reaberto clicando no botão "Concluído" do novo workflow e depois clicando em “Confirmar Reabertura”.
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