🎯 Objetivo
Este artigo oferece uma visão geral que ajudará o administrador do netLex a fazer as configurações principais do sistema para facilitar seu uso. Ele aborda os pontos essenciais que precisam ser ajustados e indica onde você pode encontrar mais informações sobre cada assunto.
Este artigo contém as seções:
- Criação de usuário
- Perfis de usuários
- Criação e edição de equipe
- Criação de Tipos e Subtipos
- Criação de Pastas
- Organização e edição de modelos
- Gestão de documentos
- Painel de inteligência
-
Kanban
Após conhecer as configurações iniciais do sistema, você estará pronto para administrar a plataforma e saberá como gerenciar os documentos do sistema.
🔍Observação: a ordem das configurações é importante, pois pode haver dependência entre elas.
👤Criação de usuário
Para que um colaborador possa entrar no netLex e utilizar a plataforma é necessário realizar a criação de seu usuário. Este processo geralmente é realizado pelo administrador do sistema ou por alguma outra pessoa que possua permissão de acesso para cria-los.
No cadastro dos usuários são inseridos:
- As credenciais de acesso (e-mail);
- O nome;
-
A definição do perfil de acesso que terá no sistema.
Após o cadastro, o colaborador receberá um e-mail contendo um link para criação de senha. 🔒
🔍Observação: Este processo é realizado apenas para as empresas que acessam o sistema com um usuário netLex. Para as empresas que possuem integração dos acessos (Single Sign On), os usuários já são criados automaticamente pela plataforma ao realizarem o primeiro login com as credenciais de acesso definidos pela sua empresa. Sendo necessário, posteriormente, apenas realizar a atribuição dos perfis.
Para saber mais sobre o processo de criação dos usuários, acesse:
Para mais informações sobre o Single Sign On (SSO), acesse:
👥 Perfis de usuários
Após a realização do primeiro login na plataforma, para que os usuários consigam visualizar as funcionalidades e documentos disponíveis no sistema é necessário atribuir a eles um perfil de acesso. Caso esta configuração não seja realizada, o usuário não conseguirá realizar suas atividades.
Os perfis de acesso são utilizados para estabelecer as permissões dos usuários no sistema, ou seja, define quais processos eles poderão realizar ou documentos que poderão acessar. Eles podem ser personalizados para cada pasta e cada tipo de usuário.
É possível inserir quantos perfis você desejar ao mesmo usuário. As permissões dos perfis atribuídos a um usuário sempre são cumulativas e o conjunto das opções selecionadas é o que define os acessos escolhidos para um determinado usuário.
É possível criar um perfil novo ou editar um perfil já existente, escolhendo as opções desejadas.
Para saber mais sobre a criação e atribuição de perfil aos usuários acesse:
📍Criação e edição de equipe
É possível criar equipes dentro do netLex e adicionar os membros que farão parte dela. Dessa forma, os usuários poderão ter responsabilidades em conjunto.
Uma equipe pode ficar responsável por determinadas atividades e os membros dela poderão compartilhar informações. Também é possível transferir a responsabilidade de uma determinada atividade de uma equipe para outra.
Para saber mais sobre como configurar equipes e inserir membros acesse:
✏️ Criação de Tipos e Subtipos
É possível organizar os documentos no sistema de acordo com a sua natureza. Eles podem ser agrupados de acordo com os tipos de documentos que são utilizados na sua empresa ou escritório. Essa configuração se faz necessária para adicionar os modelos de documentos no sistema.
Alguns tipos já existem na plataforma como padrão, mas é possível definir novos. O tipo identifica a espécie de documento e o subtipo especifica o gênero. Se o tipo for "Contratos", por exemplo, os subtipos podem ser: prestação de serviços, doação, compra e venda, etc.
Para saber mais sobre como configurar Tipos e Subtipos acesse:
📂 Criação de Pastas
Para adicionar os modelos de documentos no sistema, é preciso, primeiramente, criar as pastas que te ajudarão nessa organização.
Através das pastas, os modelos de documentos da sua empresa/escritório ficarão distribuídos da forma que desejar. É possível definir e disponibilizar os documentos para cada área/setor, por exemplo: Societário, Tributário, Jurídico, Financeiro, etc.
É possível também criar subpastas para melhor organização dos modelos.
Para saber mais sobre a funcionalidade de Pastas e como configura-las acesse:
🗂️ Organização e edição de modelos
Para inserir na plataforma os documentos que estão automatizados, se faz necessária a criação dos modelos. Cada modelo contém um documento automatizado e as suas configurações (permissões, workflow e metadados).
Há três campos importantes na página de "Configurações" que são utilizados para definir a organização dos Modelos: os Tipos, os Subtipos e as Pastas.
Ao inserir um modelo, ele servirá como base para a criação de novos documentos no sistema, ou seja, os novos documentos serão criados seguindo os modelos inseridos.
Para saber como realizar a criação e edição de modelos acesse:
📃 Gestão de documentos
Além das configurações iniciais do sistema, os administradores da plataforma precisam visualizar e gerenciar os documentos elaborados. Para isso existem algumas funcionalidades na plataforma que poderão auxilia-los:
- Importar Documento
- Solicitação de revisão
- Chat do documento
- Download de documentos
- Acesso a informações do documento
- Histórico do documento
- Formas de visualizar o documento
- Upload de anexos e de documentos
- Download de conjunto de respostas
📊 Painel de inteligência
A página de Inteligência permite o acompanhamento dos resultados de tudo o que é feito no netLex pela sua empresa. É possível acompanhar em gráficos diversas informações sobre os documentos elaborados e sobre o fluxo percorrido por eles, facilitando a gestão e investigação de pontos de melhoria.
🌟 Agora também contamos com a Nova Inteligência, ela foi atualizada para permitir o uso de mais tipos de visualizações de dados: o gráfico de barras horizontais, o gráfico de linha e o número.
Para saber mais sobre como realizar a gestão dos documentos no netlex acesse:
➡️ Kanban
O netLex contempla a possibilidade de visualização do workflow em forma de kanban. Ele permite a visualização dos documentos em seus respectivos passos do workflow separados em colunas. Dessa forma, é possível visualizar os documentos de acordo com o passo atual.
Para saber mais sobre como realizar a gestão dos documentos no netLex acesse:
➕ Outras funcionalidades
Além dos recursos citados acima, o netLex contém outras funcionalidades, como:
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