Relatório de Inteligência

A página de Inteligência permite que você acompanhe os resultados de tudo o que é feito no netLex pela sua empresa. É possível acompanhar, em gráficos, diversas informações sobre os documentos elaborados e sobre o fluxo percorrido por eles, facilitando a gestão e investigação de pontos de melhoria.

Os dados a serem analisados podem ser de quantidade de documentos elaborados, por exemplo, ou de alguma informação chave que é inserida no questionário. Caso haja, por exemplo, a indicação no questionário sobre ter ou não garantia no contrato, é possível acompanhar um relatório sobre número de documentos elaborados sem garantia. Outro exemplo seria visualizar quantos contratos tiveram o passo de aprovação finalizado com atraso.

Com esse tipo de personalização, você pode montar os gráficos de acordo com o resultado que é relevante para a sua empresa! Veja como configurar:

1) Entre na página “Inteligência” e crie uma pasta, clicando no ícone de engrenagem no canto superior direito da tela.

As pastas servem para organizar os gráficos e podem ser divididas por setor ou por template (tipo de documento), por exemplo.

2) Dentro de uma pasta, crie um gráfico, clicando também no ícone de engrenagem.

A partir dos diferentes formatos de gráfico, o dado principal pode ser:

• Número de documentos por usuário (apresenta a quantidade de documentos elaborados por pessoa);
• Número de documentos por template (apresenta a quantidade de documentos elaborados de cada template – tipo de documento – que a empresa possui);
• Número de documentos por data de criação (apresenta a quantidade de documentos elaborados a cada mês);
• Número de passos por responsável (apresenta a quantidade de passos de workflows – como passo de aprovação ou de assinatura - que já foram concluídos ou estão em aberto para cada responsável);
• Número de passos por data de SLA (apresenta a quantidade de passos que tinham vencimento de SLA dentro de cada mês).

De acordo com o tipo selecionado, determinadas opções de filtro aparecem nas configurações. Exemplos:

• Filtrar por autor (permite selecionar um usuário específico ou uma equipe para ver quantos documentos foram elaborados por ele);
• Filtrar por template (utilizado, por exemplo, para visualizar quantos documentos de um determinado template foram elaborados por pessoa);
• Filtrar por status do workflow (permite visualizar, por exemplo, quantos contratos estão com fluxo em andamento);
• Filtrar por passo do workflow (caso haja um passo que só ocorre em determinadas situações, como aprovação da diretoria, por exemplo, é utilizado para ver quantos documentos passaram por essa aprovação).

Ao criar os gráficos, eles ficam salvos para que todos os usuários que tiverem permissão poderem visualizá-los. Clicando no ícone de três pontos na vertical, localizado no canto superior direito de cada gráfico, você tem acesso às seguintes opções:

• Ver tabela (visualizar os dados selecionados na configuração do gráfico em formato de tabela);
• Obter dados (exportar em excel a tabela de dados do gráfico);
• Editar (permite alterar as configurações do gráfico);
• Remover (excluir o gráfico da Inteligência).

Sugerimos alguns gráficos para acompanhamento de métricas básicas de utilização da plataforma netLex. Veja a seguir como é feita a configuração de cada um e como ficam os gráficos respectivamente.

• Consultas ao jurídico finalizadas com atraso (para acompanhar mensalmente quantas consultas tiveram o passo de "Análise do Jurídico" finalizados com atraso).

 

• Documentos finalizados por template (para visualizar, no período selecionado, quantos documentos de cada template foram finalizados).

 

• Consultas urgentes por usuário (para visualizar, no período selecionado, em quantas consultas cada solicitante marcou urgência para receber a resposta).