Nova Experiência do Workflow na Tela do Documento

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Esta funcionalidade está sendo liberada de forma gradual. A nova experiência do workflow está sendo disponibilizada aos poucos para os clientes da base, no workflow 2 (nextgen). Se você ainda não tem acesso, entre em contato com o seu Account Manager.

🎯 Objetivo

Este artigo apresenta a nova interface de interação com o workflow na tela do documento. A atualização foi criada para dar mais consciência e ação a todos os usuários: entender rapidamente o status do processo, quais são as pendências atuais e o que é possível ou necessário fazer, inclusive quando a atividade envolve enviar o documento para externos, com as ferramentas de revisão e assinatura.

Este artigo contém as seções:

• O que mudou?
• Widget de Ações do responsável
• Etapa de Revisão
• Etapa de Assinatura
• Widget de Status do Processo
• Widget de Atribuição de Equipe
• Widget de Assinaturas
• Widget de Rejeição
• Widget de Etapas
• Widget de Histórico
• Workflow concluído ou cancelado
• Tour guiado
• Dúvidas frequentes

✨ O que mudou?

A barra lateral direita da tela do documento, onde o usuário acompanha e executa as ações do workflow, da revisão e da assinatura, foi completamente redesenhada.

A nova experiência é organizada em widgets, exibidos conforme o papel de cada usuário e o momento do processo. Eles orientam sobre:

• Qual é o status do processo naquele documento;
• Em qual etapa ele está e quais são as pendências atuais;
• O que o usuário precisa ou pode fazer para cumprir a sua atividade.
  
  

Os widgets são exibidos nesta ordem, quando aplicáveis:

1. Ações do responsável (para responsáveis pela etapa);
2. Status do processo (para quem não é responsável);
3. Atribuição de equipe;
4. Assinaturas;
5. Rejeição;
6. Etapas;
7. Histórico.

👉 Widget de Ações do responsável

É sempre o primeiro widget e aparece apenas para quem é responsável pela etapa em andamento. Ele mostra o que o responsável pode ou precisa fazer e traz as instruções para o cumprimento da atividade.

Ações principais

• Ver questionário: se a etapa exigir o preenchimento de questionário, é necessário acessá-lo antes de aprovar ou rejeitar. As opções de aprovar e rejeitar só são exibidas depois que o responsável acessa o questionário.
• Aprovar: é a ação principal, que conclui a atividade do responsável e permite que o fluxo siga adiante. Dependendo da configuração da etapa, o botão pode se chamar Aprovar, Enviar, Concluir, Avançar ou Continuar.
• Rejeitar: devolve o documento para uma etapa anterior, com a indicação do motivo. Dependendo da configuração, pode se chamar Rejeitar, Retornar ou Voltar. Essa ação nem sempre está disponível: há etapas que não podem ser rejeitadas conforme configurado.
  
  

Informações exibidas

• Outros responsáveis: se a etapa tiver outros responsáveis, um botão +N aparece ao lado do nome do responsável atual. Ao clicar, é possível ver quem são.
• Prazo: se a etapa tiver prazo, ele fica sempre visível. Usuários com permissão de acesso podem clicar diretamente na data para alterá-la.
• Repetição da etapa: se a etapa estiver acontecendo pela segunda vez (ou mais), o widget indica qual é a vez atual. Assim, o responsável sabe que o documento já passou por essa etapa antes, por exemplo em fluxos com rejeição.
  
  

Menu de opções (⋮)

No canto superior direito do widget, o responsável acessa:

• Transferir responsabilidade: o responsável atual deixa a etapa e outro usuário ou equipe assume o seu lugar.
• Adicionar responsáveis: o responsável atual se mantém e inclui outros usuários para cumprir a atividade em conjunto. Qualquer um dos responsáveis pode aprovar ou rejeitar, e a ação vale por todos.
• Alterar prazo: disponível se a etapa tiver prazo e se o usuário tiver permissão de acesso.
• Desfazer obtenção: disponível quando o usuário se tornou responsável por meio da obtenção de responsabilidade como gestor.
  
  

É também neste widget que o documento é enviado para revisão externa ou para assinatura, com o gerenciamento desses processos. Esses comportamentos são detalhados nas seções Etapa de Revisão e Etapa de Assinatura, abaixo.
 

Etapas paralelas

Dependendo da configuração do workflow, mais de uma etapa pode estar em andamento ao mesmo tempo.

Se o mesmo usuário for responsável por mais de uma delas, o widget destaca cada etapa individualmente: as ações de aprovar, rejeitar, transferir, adicionar responsáveis e alterar prazo são feitas separadamente para cada uma.

Cada etapa paralela pode ativar páginas diferentes do questionário. Ao clicar em Ver questionário, o questionário é acessado no contexto da etapa correspondente ao botão clicado.

Se houver várias etapas em andamento, mas o usuário for responsável por apenas uma, ele verá as ações somente da sua etapa. As demais etapas ficam visíveis no widget de Etapas.


 

✈️ Etapa de Revisão

A revisão é um tipo de etapa específico, com comportamento especial: nela, é esperado que aconteçam a revisão com a contraparte e as aprovações internas. Para entender a dinâmica completa da etapa de revisão, consulte o artigo Etapa de Revisão.

Na nova experiência:

• O negociador (responsável pela revisão) envia o documento para a contraparte pelo botão Enviar para a contraparte, no widget de Ações do responsável, onde também configura o envio.
• Pelo mesmo widget, ele acompanha e gerencia a revisão: troca de turno, edita os revisores, lembra os revisores ou conclui a revisão, com botões específicos para cada situação.
• O histórico das revisões fica registrado no histórico do documento, disponível no widget de Histórico ou expandido pelo link de histórico completo.
  
  

Workflows com e sem etapa de revisão

Workflows com etapa de revisão: esse é o momento esperado para negociar o documento com a contraparte. Apenas nessa etapa é possível enviar o documento para revisão externa.

Workflows sem etapa de revisão: o envio para a contraparte pode ser feito em qualquer etapa de aprovação, desde que:

• Seja feito pelo responsável da etapa;
• Não haja etapas paralelas em andamento, ou seja, apenas uma etapa pode estar aberta naquele momento.

Nesse caso, o envio é feito pelo botão com o ícone de aviãozinho de papel ✈ no widget de Ações. Ao clicar, o responsável define contextualmente o envio do documento para a contraparte.

O envio também depende das permissões da etapa (como poder ou não usar o editor) e das permissões do próprio usuário: não é possível enviar o documento em um nível de edição maior do que o nível que o usuário possui.

Para saber como utilizar a revisão externa, consulte o artigo Revisão de Documentos.
 

🖊️ Etapa de Assinatura

A assinatura também é um tipo de etapa específico. Quando o workflow utiliza uma etapa desse tipo, o documento só pode ser enviado para assinatura nela.

Ao entrar na etapa de assinatura:

• O widget de Ações do responsável já sugere e disponibiliza o envio para assinatura.
• No envio, são configurados o provedor de assinatura, os signatários, os campos e as demais características do processo.
  
  

Com o processo de assinatura em andamento

O processo de assinatura é contido na etapa: não é possível avançar nem retroceder a etapa enquanto houver assinatura em andamento.

Para concluir a etapa, é necessário aguardar a conclusão das assinaturas ou, eventualmente, cancelar o processo.

Enquanto o documento está em assinatura, o questionário fica bloqueado para o documento como um todo, já que o documento não pode ser alterado nesse período.

Assinatura fora da ferramenta do netLex

Se o documento não for assinado pela ferramenta do netLex (por exemplo, quando é assinado pela ferramenta da contraparte), é possível fazer o upload do documento assinado e concluir a etapa normalmente, sem iniciar um processo de assinatura no netLex.
 

Workflows sem etapa de assinatura

Quando o workflow não utiliza etapa do tipo assinatura, não é previsto no fluxo qual é o momento da assinatura. Nesse caso:

• Um botão com o ícone de caneta ✎ é exibido no widget de Ações do responsável. Apenas o responsável pela etapa em andamento pode enviar o documento para assinatura.
• Ao clicar, o responsável tem as mesmas opções de configuração de uma etapa do tipo assinatura, de acordo com o seu perfil de acesso às integrações de assinatura.
  
  

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Dica: a experiência é melhor quando o workflow utiliza a etapa do tipo assinatura: o fluxo consegue prever o momento certo e guiar o responsável de forma mais precisa.

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Revisão e assinatura não acontecem ao mesmo tempo. Não é possível enviar o documento para revisão com a contraparte e para assinatura ao mesmo tempo: um processo bloqueia o outro.

👉 Widget de Status do Processo

Exibido para quem não é responsável pela etapa em andamento. É por ele que os usuários com acesso ao documento entendem:

• Qual é o status do workflow;
• Em qual etapa o documento está;
• Quais são as pendências atuais.

Ele contextualiza o processo, mas não traz as ações de responsável.

👉 Widget de Atribuição de Equipe

Exibido quando uma equipe é responsável pela etapa, nenhum usuário foi atribuído como responsável direto e o usuário que está visualizando é membro dessa equipe.

• Obter responsabilidade: atribui a responsabilidade da etapa ao próprio usuário. A partir daí, ele passa a ver o widget de Ações do responsável.
• Definir responsáveis: atribui a responsabilidade a um colega, também membro da equipe. Nesse caso, o usuário continua como visualizador.
  
  

👉 Widget de Assinaturas

Aparece quando há um processo de assinatura em andamento ou concluído no documento. É nele que ficam todas as informações sobre destinatários e assinaturas:

• Com o processo em andamento: exibe o status de cada destinatário (assinaturas pendentes, realizadas ou recusadas) e permite ações como reenviar ou editar o e-mail do destinatário, dependendo da integração de assinatura utilizada.
• Com o processo concluído: o widget permanece exibido com todos os dados das assinaturas realizadas, mesmo depois de o workflow ser concluído.

As opções de gerenciamento dependem do perfil de acesso de cada usuário e da integração de assinatura utilizada.

👉 Widget de Rejeição

Aparece para os responsáveis pela etapa em andamento quando essa etapa foi iniciada por uma rejeição de uma etapa posterior.

Exemplo: se na etapa de assinatura o responsável decide voltar o documento para a etapa de revisão porque uma cláusula precisa ser editada ou renegociada, ele registra o motivo. O responsável pela etapa de revisão verá o widget de Rejeição destacando esse motivo.

O widget mostra os dados principais da rejeição e permite ver detalhes.

Ele é informativo: serve como um destaque para quem precisa agir a partir da rejeição, sem ações adicionais.

A rejeição também fica sempre registrada no histórico do documento, visível para todos os usuários com acesso ao documento.

👉 Widget de Etapas

Dá a visualização das etapas do workflow, com foco nas etapas em andamento, mas também é possível ver etapas concluídas.

Se apenas uma etapa estiver em andamento, o widget exibe os responsáveis, o prazo e as informações para entender o que está acontecendo agora.

Se houver mais de uma etapa em andamento, todas são exibidas com suas respectivas informações.

As etapas em andamento também aparecem destacadas na timeline horizontal, no topo da tela, com as etapas concluídas marcadas em azul, antes das etapas em andamento.

Ações por etapa

Algumas ações são específicas de cada etapa, e não do workflow como um todo. Por isso, elas são feitas diretamente na linha da etapa correspondente, pelo menu de opções (⋮).

O menu exibe até seis opções, conforme a permissão do usuário e a situação da etapa:

• Obter responsabilidade: usuários com essa permissão podem se tornar responsáveis por uma etapa em andamento.
• Desfazer obtenção: exibida quando o usuário já obteve a responsabilidade da etapa. Permite desfazer a obtenção.
• Alterar prazo: cada etapa tem o seu prazo, que pode ser alterado por essa opção ou clicando diretamente na data. Requer permissão de acesso.
• Transferir responsabilidade: exibida apenas nas etapas em que o usuário é o responsável no momento. É a mesma ação disponível no widget de Ações do responsável: o responsável atual deixa a etapa e outro usuário ou equipe assume o seu lugar.
• Adicionar responsáveis: também exibida apenas nas etapas em que o usuário é o responsável no momento. É a mesma ação disponível no widget de Ações do responsável: o responsável atual se mantém e inclui outros usuários para cumprir a atividade em conjunto.
• Definir responsável: exibida apenas para administradores, quando a etapa inicia sem responsável. Permite atribuir a responsabilidade da etapa a um usuário.
  
  

Etapas concluídas

Ao mudar o filtro do widget, é possível ver as etapas concluídas, como um histórico: cada etapa, quem foram os responsáveis e quem aprovou.

Vários responsáveis na mesma etapa

Uma etapa pode ter vários responsáveis, e nem todos precisam aprovar para que ela seja concluída. Isso depende da regra de conclusão definida na configuração da etapa.

Por isso, uma etapa pode ter aprovações já realizadas e continuar em andamento, aguardando outras aprovações. O status de cada aprovação individual é exibido.
 

👉 Widget de Histórico

Lista os itens mais recentes do histórico do documento de forma direta e simplificada.

Para ver os detalhes ou o histórico completo, basta expandir o widget clicando em Ver histórico completo.


 

✅ Workflow concluído ou cancelado

Quando o workflow está concluído, não há etapa em andamento. Nesse estado:

• Os widgets de Etapas (concluídas) e de Histórico continuam visíveis indicando detalhes do que ocorreu no documento.
• O widget de Status do processo é exibido para usuários com permissão de acesso: quem pode reabrir o workflow consegue fazê-lo por esse widget ou pelo botão na extremidade direita da timeline horizontal.
• Se o documento possui processo de assinatura concluído, o widget de Assinaturas continua exibido com todos os dados das assinaturas realizadas.

Quando o workflow está cancelado, apenas o widget de Histórico é exibido.

Usuários com permissão de acesso para reabrir o workflow podem fazê-lo pelo botão na extremidade direita da timeline horizontal.
 

🔍 Tour guiado

Veja, na prática, como a barra lateral se adapta ao seu papel no processo. A nova experiência muda conforme você é ou não o responsável pela etapa em andamento:

Experiência quando você é responsável pela etapa ⬇️

 

Experiência quando você não é responsável pela etapa ⬇️

❓ Dúvidas frequentes

A nova experiência do workflow já está disponível para mim?
A nova experiência do workflow está sendo liberada gradualmente para os clientes da base, no workflow 2 (nextgen). Se você ainda não a visualiza, é possível que ela ainda não tenha sido habilitada para o seu ambiente. Em caso de dúvida, fale com o seu Account Manager.

Por que não vejo o widget de Ações do responsável?
Esse widget aparece apenas para quem é responsável pela etapa em andamento. Se você não é o responsável, verá o widget de Status do processo, que mostra o andamento e as pendências, mas não traz as ações do responsável.

Não aparecem as opções de aprovar e rejeitar. O que fazer?
Se a etapa exigir o preenchimento de questionário, as opções de aprovar e rejeitar só são exibidas depois que você acessa o questionário pelo botão Ver questionário. Além disso, algumas etapas não podem ser rejeitadas, conforme a configuração do workflow, e nesses casos o botão de rejeitar não aparece.

Em qual etapa posso enviar o documento para a contraparte?
Se o workflow tiver etapa de revisão, o envio para revisão externa só é possível nessa etapa. Se o workflow não tiver etapa de revisão, o envio pode ser feito em qualquer etapa de aprovação, desde que seja feito pelo responsável da etapa e não haja etapas paralelas em andamento.

Posso enviar o documento para revisão e para assinatura ao mesmo tempo?
Não. Não é possível enviar o documento para revisão com a contraparte e para assinatura simultaneamente: um processo bloqueia o outro.

Como envio o documento para assinatura se o workflow não tem etapa de assinatura?
Nesse caso, um botão com o ícone de caneta ✎ é exibido no widget de Ações do responsável. Apenas o responsável pela etapa em andamento pode usá-lo, e as opções de configuração são as mesmas de uma etapa do tipo assinatura, de acordo com o seu perfil de acesso às integrações de assinatura.

O documento foi assinado fora do netLex. Como concluo a etapa?
Se o documento foi assinado por outra ferramenta (por exemplo, a da contraparte), você pode fazer o upload do documento assinado e concluir a etapa normalmente, sem iniciar um processo de assinatura no netLex.

Por que não consigo avançar a etapa de assinatura?
Enquanto houver assinatura em andamento, não é possível avançar nem retroceder a etapa. Para concluí-la, é necessário aguardar a finalização das assinaturas ou, se for o caso, cancelar o processo. Nesse período, o questionário também fica bloqueado, pois o documento não pode ser alterado.