Spaces

Neste artigo, você vai entender o que são os Spaces (Espaços) no netLex, como eles organizam a plataforma por área ou caso de uso e como navegar entre eles no dia a dia.

Este artigo contém as seções:

• O que são os Spaces?
• Como os Spaces funcionam?
• Navegação entre Spaces
• O que muda na Home e na Intel?
• Documentos e pastas nos Spaces
• Atividades e workflows
• Contatos nos Spaces
• Papéis dentro do Space: membro e proprietário
• Dúvidas frequentes
   

💡 O que são os Spaces?

Os Spaces (Espaços) são ambientes personalizados dentro do netLex que agrupam pastas, abas da Home, painéis da Intel e contatos por área ou caso de uso — como Jurídico, Suprimentos, RH ou Comercial.

Em vez de todos os usuários acessarem a mesma interface genérica com todas as informações da empresa, cada pessoa visualiza apenas o que é relevante para o seu contexto de trabalho. Isso reduz a complexidade da tela, facilita a navegação e torna a experiência mais produtiva.

Toda empresa que utiliza Spaces possui também o Space Geral. Ele funciona como um espaço compartilhado por todos os usuários e é ideal para fluxos comuns a toda a organização — como consultas ao jurídico, acordos de confidencialidade ou solicitações de procuração.

🛠️ Como os Spaces funcionam?

Os Spaces organizam a plataforma em camadas. Cada Space possui sua própria configuração de:

• Pastas (diretórios): as pastas de documentos são alocadas a um Space específico. Quando você acessa um Space, vê apenas as pastas vinculadas a ele.
  
  
   
• Abas da Home: cada Space pode ter abas exclusivas na tela inicial, exibindo informações relevantes para aquela área.
  
  
   
• Painéis da Intel: os gráficos e painéis de inteligência também podem ser distribuídos por Space, facilitando o acompanhamento de indicadores específicos.
• Contatos: contatos e grupos podem ser atribuídos a um ou mais Spaces, permitindo que cada área visualize apenas os contatos pertinentes ao seu contexto.
• Usuários: cada Space possui seus próprios membros e proprietários, controlando quem tem acesso ao ambiente.

⚠️ Importante: os Spaces organizam a visualização da plataforma por área. As permissões de acesso do usuário (perfil de acesso) continuam funcionando normalmente. Ou seja, mesmo dentro de um Space, um usuário só verá as pastas e abas às quais seu perfil tem permissão.
 

🧭 Navegação entre Spaces

Os Spaces ficam acessíveis em um menu lateral de navegação, representados por ícones e nomes personalizados. Para alternar entre Spaces, basta clicar no espaço desejado no menu.

Ao selecionar um Space, a interface se ajusta automaticamente: as abas da Home, os painéis da Intel e as pastas visíveis passam a refletir apenas o conteúdo daquele espaço.

Para facilitar a identificação, cada Space possui elementos visuais próprios:

• Nome e ícone personalizados no menu lateral.
• Cor personalizada, escolhida pelo proprietário no momento da criação ou edição do espaço. As opções de cor são baseadas nas cores primária e secundária configuradas pela empresa, garantindo harmonia visual.
• Indicador de espaço (pill): um componente visual exibido na Home e na listagem de Docs que mostra a cor do espaço e o texto "Você está no espaço [Nome do espaço]", para que você sempre saiba em qual ambiente está navegando.

O Space Geral aparece sempre por último na lista de espaços no menu.

🔎 Dica: no primeiro login após a ativação dos Spaces, você será redirecionado automaticamente para o primeiro Space configurado para o seu perfil — e não para o Space Geral. Nos acessos seguintes, a plataforma lembrará o último Space que você visitou e o levará direto para lá.
 

🏠 O que muda na Home e na Intel?

Com os Spaces ativados, as abas da Home e as abas da Intel passam a ser distribuídas entre os espaços. Isso significa que, ao entrar em um Space, você verá apenas as abas configuradas para aquele ambiente.

A lógica de visibilidade das abas funciona assim:

• Se a aba estiver compartilhada com toda a empresa, todos os membros e proprietários do Space poderão visualizá-la.
• Se a aba estiver compartilhada com pessoas específicas, somente quem estiver no Space e tiver a aba compartilhada consigo poderá vê-la.

Cada aba pode estar alocada em apenas um Space por vez. A configuração das abas por espaço segue o mesmo padrão já utilizado para a configuração de pastas.
 

📁 Documentos e pastas nos Spaces

As pastas de documentos são organizadas dentro dos Spaces. Quando você acessa um Space específico, a tela de Docs exibe apenas as pastas vinculadas àquele espaço. Da mesma forma, ao criar um novo documento dentro de um Space, serão exibidos apenas os templates das pastas daquele ambiente.

Se você tiver acesso a mais de um Space, a visão Geral consolida todas as pastas dos seus espaços em uma listagem única. Isso evita que você precise entrar em cada Space separadamente para visualizar seus documentos.
 

📋 Atividades e workflows

A tela de Atividades e a tela de Workflows não são segmentadas por Space. Elas continuam exibindo todas as suas pendências em uma visão unificada, independentemente de qual Space originou a demanda.

Isso significa que:

• Se você for aprovador em um fluxo de trabalho, a atividade aparecerá normalmente na sua lista, mesmo que a pasta do documento pertença a um Space diferente do seu.
• Solicitações feitas por qualquer área chegam à aba de Atividades do responsável como sempre funcionou — sem necessidade de alternar entre Spaces para verificar pendências.

Essa decisão foi tomada para preservar a produtividade: em vez de exigir que o usuário navegue Space por Space para conferir tarefas, toda a gestão de atividades permanece centralizada.
 

👥 Contatos nos Spaces

A gestão de contatos nos Spaces é feita por meio de uma tela unificada chamada Gestão de contatos. Nela, é possível visualizar grupos e contatos individuais em uma única listagem, com filtros para alternar entre Todos, Grupos e Individuais.

Diferente das pastas e abas, os contatos podem ser atribuídos a mais de um Space simultaneamente. Dessa forma, um mesmo contato ou grupo pode aparecer em vários espaços ao mesmo tempo.

Algumas regras importantes:

• Todo contato ou grupo deve estar atribuído a pelo menos um Space. Não é possível remover a última atribuição.
• Remover um contato de um Space específico não afeta a presença dele nos demais espaços.
   

👤 Papéis dentro do Space: membro e proprietário

Cada usuário dentro de um Space pode ter um de dois papéis:

• Membro: tem acesso ao conteúdo do Space de acordo com seu perfil de acesso na plataforma. Pode visualizar pastas, abas e documentos conforme suas permissões, mas não pode alterar as configurações do espaço.
• Proprietário: além de ter acesso ao conteúdo, pode configurar o Space — incluir ou remover membros, definir quais pastas, abas da Home e painéis da Intel pertencem ao espaço, gerenciar contatos e editar a aparência (nome, ícone e cor).

⚠️ O perfil de acesso do usuário na plataforma (ex.: administrador, user, solicitante) continua prevalecendo sobre o papel no Space. Um membro com perfil de user terá as mesmas permissões de user dentro do espaço — o Space não amplia nem restringe o perfil base.
 

❓ Dúvidas frequentes

Preciso entrar em cada Space para ver minhas atividades?
Não. A tela de Atividades exibe todas as suas pendências em uma visão única, independentemente do Space de origem.

Se eu sou aprovador de um documento em um Space diferente do meu, vou receber a atividade?
Sim. A atividade aparecerá normalmente para você, assim como já funciona hoje. O fato de a pasta do documento estar em outro Space não interfere no recebimento da atividade.

Posso fazer parte de mais de um Space?
Sim. Se o seu trabalho envolve mais de uma área, você pode ser membro ou proprietário de múltiplos Spaces. Na visão Geral, você terá acesso consolidado às pastas de todos os seus espaços.

O Space Geral é obrigatório?
Sim. O Space Geral existe em todos os ambientes com Spaces ativados e é acessível por todos os usuários. Ele é indicado para fluxos comuns a toda a empresa.

Um mesmo contato pode aparecer em mais de um Space?
Sim. A gestão de contatos permite atribuir o mesmo contato ou grupo a múltiplos Spaces simultaneamente.

Uma mesma pasta pode pertencer a dois Spaces?
Não. Cada pasta pode estar alocada em apenas um Space por vez.

Uma mesma aba da Home ou da Intel pode aparecer em mais de um Space?
Não. Cada aba pode estar vinculada a apenas um Space por vez.

O que acontece quando eu mudo de Space pelo menu?
A interface se ajusta para exibir as abas, pastas e configurações do espaço selecionado. O indicador visual (pill) na Home e na listagem de Docs também se atualiza para refletir o espaço atual.

As integrações com Slack, Teams ou Google Chat são afetadas pelos Spaces?
Não. As integrações com canais de comunicação continuam funcionando normalmente. A experiência nesses canais é conversacional, e a inteligência artificial sugere o modelo correto de documento independentemente do Space.