Chat do documento

🎯 Objetivo

Aprenda a utilizar o chat do documento para centralizar comunicações com pessoas internas ou externas à sua organização, facilitando o alinhamento de informações sem a necessidade de abrir um processo formal de revisão.

Este artigo contém as seções:

• O que é a funcionalidade?
• Como a funcionalidade opera?
• Comunicação com contatos externos
• Dúvidas frequentes
   

💡 O que é a funcionalidade?

O chat do documento é uma ferramenta de comunicação integrada que permite trocar mensagens em tempo real sobre um documento específico. Ele elimina a necessidade de e-mails paralelos, mantendo todo o histórico de discussões vinculado ao registro do arquivo.

Ao acessar um documento, uma sala chamada “Geral” é criada automaticamente. Todos os colaboradores da sua empresa que fazem parte do fluxo de trabalho (workflow) desse documento possuem acesso imediato a essa sala para colaborar.

🛠️ Como a funcionalidade opera?

Para interagir no chat, siga estas instruções:

1. Acesse o documento.
2. Localize a barra lateral à direita da tela para visualizar o chat.
   
   
    
3. Para enviar uma mensagem e garantir que alguém seja avisado, você deve marcar o contato utilizando o símbolo "@" seguido do e-mail da pessoa (ex: [e-mail]).
4. A pessoa mencionada receberá uma notificação por e-mail com um link direto para a conversa. Esta é a única forma de disparar alertas de novas mensagens para os participantes. Se a menção for um usuário/contato que ainda não faz parte da sala de chat, ela concederá automaticamente acesso total ao arquivo.
   
   
    
5. Você pode clicar no ícone de três pontos na vertical ao lado da mensagem para responder a um comentário específico.

🌐 Comunicação com contatos externos

Você também pode incluir fornecedores ou clientes na conversa, desde que eles estejam cadastrados como contatos na plataforma netLex.

• Visualização: Enquanto colaboradores internos veem a tela completa de gestão, os contatos externos visualizam apenas a versão do documento que estava ativa no momento em que foram marcados.
• Limitações: O fornecedor não pode editar o texto ou inserir comentários diretamente no corpo do documento; sua interação é restrita exclusivamente à troca de mensagens no chat.
• Atualização: Se houver uma nova versão do documento e você quiser que o contato externo a veja, é necessário marcá-lo novamente no chat.

❓ Dúvidas frequentes

• Posso criar outras salas além da "Geral"?
  Sim, é possível criar conversas específicas selecionando apenas membros determinados da sua equipe ou contatos externos. Basta clicar no "+" > Criar sala.
  
  
   
• O chat substitui a revisão de documentos?
  Não. O chat é indicado para conversas rápidas e alinhamentos. Para alterações estruturais no texto com controle de versões, utilize o fluxo de revisão do sistema.
• A mensagem aparece na hora?
  Sim, o envio e o recebimento de mensagens acontecem em tempo real.