Compartir carpetas

🎯 Objetivo

Aprenda a utilizar la funcionalidad de compartir carpetas en netLex, que permite desvincular el acceso a las carpetas de los perfiles de acceso tradicionales, garantizando más autonomía y organización en la gestión de sus documentos.

Este artículo contiene las secciones:

• ¿Qué es la funcionalidad?
• ¿Cómo compartir una carpeta?
• ¿Cómo funciona el compartido para la empresa?
• Perfiles de compartido y permisos
• Tour Guiado
• Preguntas frecuentes
   

💡 ¿Qué es la funcionalidad?

Anteriormente, el acceso a una carpeta en netLex estaba obligatoriamente vinculado a un perfil de acceso específico, lo que podía generar un exceso de perfiles y carpetas solo para segmentar usuarios.

Con la nueva funcionalidad de compartido simplificado, usted puede:

• Desvincular carpetas del perfil de acceso: Reduciendo el retrabajo y la creación excesiva de perfiles.
• Otorgar autonomía: El propietario de la carpeta puede gestionar quién tiene acceso directamente desde la pantalla de documentos.
• Utilizar permisos estandarizados: Facilitando la elección del nivel de permiso (Ver, Editar, etc.) sin necesidad de configurar cada detalle técnico.
   

🛠️ ¿Cómo compartir una carpeta?

El compartido se realiza directamente en el árbol de carpetas, dentro del listado de documentos.

1. Acceda a la pantalla de Docs en el menú lateral.
2. En el árbol de carpetas, localice la carpeta raíz que desea compartir.
3. Haga clic en los tres puntos al lado del nombre de la carpeta.
4. Seleccione la opción de Compartir.

5. En el campo "Personas con acceso", busque por nombre de usuario, equipo y perfiles.

6. Elija el nivel de acceso deseado y haga clic en Guardar.
    

🏢 ¿Cómo funciona el compartido para la empresa?

Al gestionar el acceso de una carpeta raíz, encontrará la opción de definir la visibilidad para toda la organización a través de Empresa.

Por defecto, las carpetas permanecen con la configuración de "Acceso restringido". Esto significa que solo los usuarios, equipos o perfiles añadidos manualmente pueden ver el contenido.

Si desea que todos los colaboradores tengan acceso inmediato, un propietario de la carpeta debe cambiar esta configuración a "Ver". Una vez hecho este cambio, cualquier usuario de la empresa podrá localizar y leer los documentos de esta carpeta sin necesidad de compartidos individuales.
 

👥 Perfiles de compartido y permisos

Al compartir una carpeta, puede elegir entre modelos preconfigurados u opciones personalizadas:

• Visualizar

  • Documentos: Leer todos
  • Adjuntos: Leer
  • Plantilla: Leer
  • Firma: Leer
     

• Ver y completar cuestionario

  • Documentos: Crear y Leer todos
  • Edición: Cuestionario
  • Chat: Etiquetar usuarios internos
  • Descarga: DOCX y PDF
  • Adjuntos: Leer, Crear y Destacar
  • Plantilla: Leer
  • Actividades: Crear actividades
  • Firma: Leer
     

• Comentar y Sugerir

  • Documentos: Leer todos y Crear
  • Edición: Cuestionario, Comentar y Sugerir cambios
  • Chat: Etiquetar contactos y usuarios internos
  • Descarga: DOCX y PDF
  • Documentos externos: Cargar documentos
  • Adjuntos: Leer, Crear, Eliminar y Destacar
  • Plantilla: Leer
  • Flujo de trabajo: Cancelar
  • Actividades: Crear actividades
  • Firma: Leer y Enviar para firma
  • Revisión: Crear e Intercambiar adjuntos
     

• Editar

  • Documentos: Leer todos, Crear, Renombrar, Eliminar y Restaurar versión
  • Edición: Cuestionario, Comentar, Sugerir cambios y Edición directa (Word Desktop)
  • Chat: Etiquetar contactos y usuarios internos
  • Descarga: DOCX y PDF
  • Documentos externos: Cargar documentos y versiones externas
  • Adjuntos: Leer, Crear, Eliminar y Destacar
  • Plantilla: Leer
  • Flujo de trabajo: Cancelar
  • Actividades: Crear actividades
  • Firma: Leer y Enviar para firma
  • Revisión: Crear e Intercambiar adjuntos
     

• Propietario

  Habilita todos los permisos anteriores, incluido el poder de gestionar el intercambio y la configuración de seguridad de la carpeta.

Opciones avanzadas: Permite seleccionar manualmente cada permiso técnico (como descarga, eliminar o restaurar versión), y debe usarse solo cuando sea estrictamente necesario.
 

💻 Tour Guiado

 

❓ Preguntas frecuentes

1. ¿Quién puede compartir una carpeta? Solo el Propietario de la carpeta puede realizar el compartido, siempre que tenga el permiso habilitado en su perfil de acceso. Los usuarios con perfil de Administrador son automáticamente propietarios de todas las carpetas.
    
2. Si agrego a una persona a un equipo, ¿tendrá acceso automático a las carpetas compartidas con el equipo? Sí. Al agregar un nuevo miembro a un equipo, este recibe automáticamente todos los accesos y permisos que ya fueron compartidos con ese equipo anteriormente.
    
3. ¿Puedo compartir solo una subcarpeta? No. Actualmente, el compartido se realiza únicamente por carpeta raíz.
    
4. ¿Cómo afecta el compartido a los perfiles de acceso ya existentes? Para los perfiles de acceso existentes, se mantienen las versiones originales. Para compartir una nueva carpeta raíz que no está en el perfil, el proceso ocurre exclusivamente a través del modal en la pantalla de documentos.
    
5. ¿Qué sucede en el primer acceso vía SSO? Los usuarios nuevos que acceden vía SSO reciben el perfil predeterminado y tendrán acceso automático solo a las carpetas compartidas con "Toda la empresa". Otros accesos deben ser otorgados manualmente por un propietario.
    
6. ¿Cómo eliminar o cambiar un compartido realizado? Siga los mismos pasos: acceda a Docs, elija la carpeta, haga clic en los tres puntos y seleccione Compartir. En el modal, haga clic en el permiso actual para ajustar el nivel o seleccione "Eliminar acceso".