Neste artigo você vai aprender como compartilhar um documento específico do netLex com outros usuários ou equipes, sem precisar liberar a pasta de origem inteira nem enviar o arquivo por fora da plataforma. Você verá quem pode compartilhar, como conceder e remover acessos, onde encontrar o que foi compartilhado com você e como isso se diferencia do compartilhamento por e-mail.
Este artigo contém as seções:
- O que é o compartilhamento de documentos?
- Quem pode compartilhar documentos?
- Como compartilhar um documento?
- Níveis de acesso
- Como remover um acesso
- Onde encontrar os documentos compartilhados comigo
- Como saber quem tem acesso a um documento
- Compartilhar com usuários x compartilhar por e-mail
- Dúvidas frequentes
💡 O que é o compartilhamento de documentos?
O compartilhamento de documentos permite que você compartilhe um documento específico com outros usuários ou equipes diretamente pela plataforma — sem precisar dar acesso à pasta de origem inteira e sem precisar baixar o arquivo ou enviá-lo por fora do netLex.
Assim, quem recebe o compartilhamento consegue abrir e trabalhar no documento (de acordo com o nível de acesso concedido), mesmo que não tenha acesso à pasta onde ele está guardado.
📌 Importante: o documento continua na pasta de origem. Se você já tem acesso a essa pasta, continua vendo o documento normalmente por lá.
🔐 Quem pode compartilhar documentos?
Nem todo usuário pode compartilhar documentos. Para isso, é preciso atender a duas condições ao mesmo tempo:
- O perfil de acesso do usuário precisa ter a permissão de compartilhar documentos com usuários selecionados (Documento > Compartilhar documentos com usuários).
- A pasta onde o documento está precisa permitir o compartilhamento de documentos (Outros recursos > Compartilhar com usuários).
Se qualquer uma das duas condições não for atendida, a opção de compartilhar não fica disponível. Essa lógica é a mesma já usada nos demais itens compartilhados em pastas.
🛠️ Como compartilhar um documento?
- Localize o documento na listagem de documentos ou abra o documento.
- Clique no menu de opções (ícone de três pontinhos).
- Selecione Gerenciar acesso.
- Escolha com quem deseja compartilhar:
- Empresa toda — todos os usuários do ambiente passam a ter acesso de visualização ao documento.
- Usuário — um usuário específico.
- Equipe — uma equipe inteira.
- Defina o nível de acesso (para usuário ou equipe): Visualizar, Comentar e sugerir ou Editar.
- Clique em Salvar.
✅ Pronto: a pessoa ou equipe passa a ter acesso ao documento imediatamente.
🎚️ Níveis de acesso
O perfil de acesso de quem recebe sempre prevalece. Se você compartilhar um documento com permissão de edição, mas o perfil do destinatário não permite editar, ele não conseguirá editar.
O compartilhamento individual não amplia poderes além do que o perfil e a pasta já permitem.
🚫 Como remover um acesso
Em Gerenciar acesso você vê todos os usuários e equipes com acesso ao documento. Para revogar, remova o usuário ou equipe desejado e salve — a partir daí, ele deixa de ver o documento.
Se você tiver a permissão adequada, também pode ajustar ou remover um compartilhamento feito por outra pessoa, já que o Gerenciar acesso mostra todos os compartilhamentos daquele documento.
📂 Onde encontrar os documentos compartilhados comigo
Os documentos compartilhados com você aparecem em uma pasta chamada Compartilhados comigo, na árvore de pastas.
- Se você não tem acesso à pasta de origem do documento, ele aparece em Compartilhados comigo.
- Se você já tem acesso à pasta de origem, o documento continua aparecendo normalmente nessa pasta.
👥 Como saber quem tem acesso a um documento
Ao abrir o documento, clique nos três pontinhos > Gerenciar acesso, essa visualização lista todos os usuários com acesso.
✉️ Compartilhar com usuários x compartilhar por e-mail
São duas funções diferentes e independentes:
- Gerenciar acesso (compartilhar com usuários): compartilhamento interno, dentro do netLex, com usuários e equipes — é o que este artigo explica.
- Compartilhar por e-mail: compartilhamento externo, por envio de e-mail. Continua disponível e é separado do compartilhamento interno.
Cada uma pode ser liberada de forma independente para o usuário.
❓ Dúvidas frequentes
Como compartilho um documento sem dar acesso à pasta inteira?
Clique nos três pontinhos (na listagem ou dentro do documento), selecione Gerenciar acesso e escolha com quem compartilhar. O acesso é concedido apenas ao documento, não à pasta.
Onde encontro os documentos que foram compartilhados comigo?
Na pasta Compartilhados comigo, dentro da sua árvore de pastas. Lá ficam os documentos que você recebeu e cuja pasta de origem você não acessa.
Como sei quem tem acesso a um documento específico?
Abra o documento e clique nos três pontinhos > Gerenciar acesso, essa visualização lista todos os usuários com acesso.
Qualquer usuário pode compartilhar um documento que ele tem acesso?
Não. Apenas usuários que tenham a permissão de compartilhar documentos e cuja pasta também permita o compartilhamento daquele documento.
Compartilhei um documento para edição, mas a pessoa não consegue editar. Por quê?
O perfil de acesso de quem recebe sempre prevalece. Verifique se o perfil do destinatário permite editar — o compartilhamento não substitui a permissão do perfil.
O compartilhamento por e-mail deixou de existir?
Não. Ele continua disponível e é uma função separada do compartilhamento interno (Gerenciar acesso).
Comentários
0 comentário
Por favor, entre para comentar.