Versões dos documentos

🎯 Objetivo

Este artigo explicará o conceito de versionamento de documentos no netLex, detalhando os diferentes tipos de geração de versão (por questionário e por editor ou upload), as particularidades da restauração de versões, e como o versionamento se comporta nos processos de assinatura e revisão de documentos.

Este artigo contém as seções:

• Entendendo as Versões
• Tipos de Versão
• Restaurando uma Versão
• Versões em assinatura
• Versões na revisão
• Dúvidas frequentes

🔄 Entendendo as Versões

O versionamento é um recurso fundamental para a gestão de documentos. Ele permite que todas as alterações feitas em um documento ao longo do tempo sejam registradas e rastreáveis. 

Cada vez que uma modificação ocorre, uma nova versão do documento é criada, garantindo que você tenha um histórico completo de todas as etapas, desde as versões iniciais até as edições finais. Isso proporciona segurança, transparência e controle sobre o ciclo de vida dos seus documentos.

Todas as versões ficam armazenadas no menu lateral direito do documento, no ícone de "Versões dos documentos", com um símbolo de relógio com uma seta circular.


 

📝 Tipos de Versão

O netLex possui várias maneiras distintas de geração de versão, cada uma com particularidades importantes:
 

1. Versão gerada pelo Questionário

A versão do questionário possui a coloração azul com o N no meio. Veja:



Ela é criada sempre que um usuário acessa o questionário em uma determinada etapa. Neste momento, mesmo que não haja uma alteração específica nas respostas, uma versão nova é criada para que o histórico seja mantido e a versão anterior não seja alterada.

 Se um mesmo usuário está acessando o questionário diversas vezes em momentos próximos (mesmo minuto ou minutos próximos) o sistema pode apenas atualizar a última versão e não gerar uma nova.

Caso o acesso ao questionário seja realizado por um usuário diferente, uma nova versão sempre será gerada, mesmo que não haja alteração, para diferenciar e armazenar o histórico de acessos devido à segurança da informação.

Por este motivo, às vezes o sistema pode gerar versões iguais do questionário, mesmo que uma pessoa não tenha realizado uma alteração de fato nas respostas do questionário.
 

2. Versão gerada pelo Editor ou pelo Upload de Documento Principal com docx

A versão externa possui a coloração branca com linhas azuis. Veja:


 

Ela é criada sempre que é realizada uma edição diretamente na minuta (texto do documento), seja ela via Editor ou via upload de documento principal utilizando um documento docx.

Esta versão fica salva no sistema, mas ela ocasiona a perda de vínculo do questionário com o documento principal, ou seja, as alterações feitas dentro do questionário não vão mais modificar o texto da minuta.

Porém, ainda assim o sistema salva as alterações feitas pelo questionário após a geração de uma versão externa. Estas versões são chamadas de "subversões" e ficam disponíveis clicando no botão "Três pontos" da versão externa.

Importante: Uploads de documentos realizados dentro do questionário são considerados versão do questionário e não uma versão externa. Só é considerada uma versão externa aquela que substitui completamente o documento principal e é realizada através do botão "nuvem" do documento principal.

2. Versão gerada pelo Upload de Documento Principal com pdf

A versão externa criada pelo Upload de Documento Principal utilizando um arquivo pdf é branca com o símbolo de pdf em vermelho.

Nesse caso, a versão ocasiona a perda de vínculo do questionário com o documento principal também, ou seja, as alterações feitas dentro do questionário não vão mais modificar o texto da minuta.

E, além disso, como o pdf é um documento rígido, não será possível utilizar o editor.

As subversões do questionário também ficam salvas e os uploads de documentos realizados dentro do questionário são considerados versão do questionário e não uma versão externa.
 

↩️ Restaurando uma Versão

A funcionalidade de restauração de versão permite que você retorne a uma versão anterior de um documento salvo no histórico.

Recomendamos o download do extrato de respostas ou o a versão em docx/pdf antes de restaurar, para analisar os impactos da restauração, evitando qualquer perda de respostas no questionário ou edições no documento.

Nesse sentido, é sempre muito importante se atentar ao restaurar versões, pois elas podem ter perguntas sem preenchimento que são essenciais para as etapas do fluxo, causando comportamentos inesperados. Geralmente, a restauração da versão é combinada com a rejeição da etapa para a etapa em que a versão restaurada foi criada, para manter a lógica do fluxo e evitar inconsistências.

✒️ Versões em assinatura

No netLex, o envio para assinatura está diretamente relacionado à versão do documento no momento do envio. Isso significa que, se forem realizadas edições, ou seja, forem criadas novas versões após o envio, a assinatura continuará vinculada à versão enviada originalmente. Quando isso ocorre, é necessário cancelar o processo de assinatura da versão anterior e realizar um novo envio para garantir que a versão mais atual seja assinada.

Esse comportamento é essencial para garantir a conformidade das informações, ou seja, assegurar que o conteúdo do documento assinado seja exatamente aquele que foi revisado e aprovado no momento do envio. Assim, evita-se que alguém assine um documento que posteriormente sofreu alterações, preservando a integridade do processo.

📝 Versões na revisão

No caso da revisão, assim que a revisão é enviada, não é possível editar o documento, justamente para manter a versão que foi enviada ao revisor. Só depois da revisão concluída é que é possível editar novamente. Caso as alterações do revisor sejam aprovadas, uma nova versão será criada com o nome e a hora em que ele editou.

❓ Dúvidas frequentes

• Posso editar um documento que foi alterado via editor usando o questionário novamente? 
  Sim. Você pode editar utilizando o questionário, e as respostas serão salvas como subversões e no extrato, mas elas não alterarão diretamente o documento.
   
• Por que o sistema gera versões do questionário iguais? 
  Isso ocorre para manter um histórico de acesso por diferentes usuários ou por acessos em momentos não próximos, mesmo que não haja alterações no conteúdo do questionário.
   
• Se um documento for editado após o envio para assinatura, a versão original ainda será assinada? 
  Sim, a assinatura será vinculada à versão que foi enviada originalmente para o processo de assinatura. Para assinar a versão mais recente, é preciso cancelar o envio anterior e iniciar um novo.
   
• É possível editar um documento enquanto ele está em revisão? 
  Não, o documento fica bloqueado para edição durante o processo de revisão para garantir a integridade da versão analisada pelo revisor.
   
• Uma nova versão é criada após a revisão? 
  Sim, se as alterações do revisor forem aprovadas, uma nova versão do documento será criada com o registro do revisor e o horário da edição.