Compartilhar pastas

🎯 Objetivo

Aprenda a utilizar a funcionalidade de compartilhamento de pastas no netLex, que permite desvincular o acesso às pastas dos perfis de acesso tradicionais, garantindo mais autonomia e organização na gestão de seus documentos.

Este artigo contém as seções:

• O que é a funcionalidade?
• Como compartilhar uma pasta?
• Como funciona o compartilhamento para a empresa?
• Perfis de compartilhamento e permissões
• Tour Guiado
• Dúvidas frequentes
   

💡 O que é a funcionalidade?

Anteriormente, o acesso a uma pasta no netLex estava obrigatoriamente atrelado a um perfil de acesso específico, o que podia gerar um excesso de perfis e pastas apenas para segmentar usuários.

Com a nova funcionalidade de compartilhamento simplificado, você pode:

• Desvincular pastas do perfil de acesso: Reduzindo o retrabalho e a criação excessiva de perfis.
• Conceder autonomia: O proprietário da pasta pode gerenciar quem tem acesso diretamente pela tela de documentos.
• Utilizar permissões padronizadas: Facilitando a escolha do nível de permissão (Visualizar, Editar, etc.) sem precisar configurar cada detalhe técnico.
   

🛠️ Como compartilhar uma pasta?

O compartilhamento é feito diretamente na árvore de pastas, dentro da listagem de documentos.

1. Acesse a tela de Docs no menu lateral.
2. Na árvore de pastas, localize a pasta raiz que deseja compartilhar.
3. Clique nos três pontinhos ao lado do nome da pasta.
4. Selecione a opção de Compartilhar. 
   
   
    
5. No campo "Pessoas com acesso", busque pelo nome do usuário, equipe e perfis. 
   
   
6. Escolha o nível de acesso desejado e clique em Salvar.
    

🏢 Como funciona o compartilhamento para a empresa?

Ao gerenciar o acesso de uma pasta raiz, você encontrará a opção de definir a visibilidade para toda a organização através da Empresa.

Por padrão, as pastas permanecem com a configuração de "Acesso restrito". Isso significa que apenas os usuários, equipes ou perfis adicionados manualmente podem visualizar o conteúdo.

Caso deseje que todos os colaboradores tenham acesso imediato, um proprietário da pasta deve alterar essa configuração para "Visualizar". Uma vez feita essa alteração, qualquer usuário da empresa poderá localizar e ler os documentos desta pasta sem a necessidade de compartilhamentos individuais.

 

👥 Perfis de compartilhamento e permissões

Ao compartilhar uma pasta, você pode escolher entre modelos pré-configurados ou opções customizadas:

• Visualizar

  • Documentos: Ler todos
  • Anexos: Ler
  • Modelo: Ler
  • Assinatura: Ler
     

• Ver e preencher questionário

  • Documentos: Criar e Ler todos
  • Edição: Questionário
  • Chat: Marcar usuários internos
  • Download: DOCX e PDF
  • Anexos: Ler, Criar e Destacar
  • Modelo: Ler
  • Atividades: Criar atividades
  • Assinatura: Ler
     

• Comentar e Sugerir

  • Documentos: Ler todos e Criar
  • Edição: Questionário, Comentar e Sugerir Alterações
  • Chat: Marcar contatos e usuários internos
  • Download: DOCX e PDF
  • Documentos externos: Upload de documentos
  • Anexos: Ler, Criar, Deletar e Destacar
  • Modelo: Ler
  • Workflow: Cancelar
  • Atividades: Criar atividades
  • Assinatura: Ler e Enviar para assinatura
  • Revisão: Criar e Compartilhar anexos
     

• Editar

  • Documentos: Ler todos, Criar, Renomear, Deletar e Restaurar versão
  • Edição: Questionário, Comentar, Sugerir Alterações e Edição Direta (Word Desktop)
  • Chat: Marcar contatos e usuários internos
  • Download: DOCX e PDF
  • Documentos externos: Upload de documentos e de Versões externas
  • Anexos: Ler, Criar, Deletar e Destacar
  • Modelo: Ler
  • Workflow: Cancelar
  • Atividades: Criar atividades
  • Assinatura: Ler e Enviar para assinatura
  • Revisão: Criar e Compartilhar anexos
     

• Proprietário

  Habilita todas as permissões acima, incluindo o poder de gerenciar o compartilhamento e as configurações de segurança da pasta.
   

• Opções avançadas

  
  Permite selecionar manualmente cada permissão técnica (como download, deletar ou restaurar versão), devendo ser usada apenas quando estritamente necessário. 
  
  
   

💻 Tour Guiado

❓ Dúvidas frequentes

1. Quem pode compartilhar uma pasta? Apenas o Proprietário da pasta pode realizar o compartilhamento, desde que possua a permissão de "Compartilhar" habilitada em seu perfil de acesso (Organizar documentos Pasta Compartilhar). 
   
   
   
    Usuários com perfil de Administrador são automaticamente considerados proprietários de todas as pastas.
    
2. Se eu adicionar uma pessoa em uma equipe, ela terá acesso automático às pastas compartilhadas com a equipe? 
   Sim. Ao adicionar um novo membro a uma equipe, ele recebe automaticamente todos os acessos e permissões que já foram compartilhados com aquela equipe anteriormente.
    
3. Posso compartilhar apenas uma subpasta? 
   Não. Atualmente, o compartilhamento é realizado apenas por pasta raiz.
    
4. Como o compartilhamento afeta os perfis de acesso já existentes? 
   Para os perfis de acesso já existentes, as permissões originais que foram configuradas são mantidas. Já para compartilhar o acesso com uma nova pasta raiz que não está no perfil de acesso, o compartilhamento ocorre exclusivamente via modal na tela de documentos.
   
   
    

5. O que acontece no primeiro acesso via SSO? 
   Usuários novos que acessam via SSO recebem o perfil padrão e terão acesso automático apenas às pastas compartilhadas com a "Empresa toda". Outros acessos específicos devem ser concedidos manualmente por um proprietário.

6. Como remover ou trocar um compartilhamento realizado? 
   Basta seguir o mesmo passo a passo realizado inicialmente: acesse a tela de Docs e escolha a pasta que deseja alterar o compartilhamento. Clique nos três pontinhos e selecione a opção Compartilhar. No modal que será aberto, clique na permissão que deseja ajustar para selecionar um novo nível de acesso ou, no caso de exclusão, clique em "Remover acesso".