Como enviar o documento para assinatura.
Apresentação da Funcionalidade
Explicação Completa
A assinatura via netLex é integrada nativamente com players que oferecem serviços especializados, que atualmente são: netlexSign, DocuSign, D4Sign, Adobe Sign, Clicksign e Certisign.
Na barra lateral à direita da tela, selecione a opção “Assinatura” e insira o contato para o qual o documento será enviado com esse fim. Apenas contatos podem ser selecionados. Mesmo usuários externos, como fornecedores, podem ser contatos na sua empresa.
Nesse momento, você pode escolher se o contato será signatário, isto é, com poderes para assinar o documento; se ele será adicionado em cópia e só acompanhará o procedimento de assinatura para ter ciência de seu andamento; ou se ele receberá uma entrega certificada. Os destinatários da entrega certificada devem receber os documentos preenchidos para que o envelope seja preenchido. No entanto, eles não precisam assinar, rubricar, datar ou adicionar informações a nenhum dos documentos.
A configuração de “Signatário” já vem marcada por padrão, para agilizar o processo.
Ao clicar em “Adicionar”, você deixará esse contato na lista para envio. Caso deseje inserir outros signatários ou contatos em cópia, basta clicar no ícone “+” novamente.
Após clicar em “Enviar”, o documento será automaticamente aberto no ambiente do seu fornecedor de assinatura integrado ao netLex. Lá, você poderá inserir algumas configurações, como o local do documento em que a assinatura será inserida.
Ao finalizar o envio, a solicitação de assinatura será enviada via e-mail (pelo provedor de assinatura) para os contatos selecionados. Enquanto o documento estiver em processo de assinatura, ele não poderá ser alterado dentro da plataforma e será exibida a mensagem: “Foi solicitado a assinatura deste documento, enquanto isso as ações de alteração do documento e de revisão estão bloqueadas.”.
Você poderá acompanhar pelo netLex como está o andamento, vendo o status de cada signatário: "em andamento" ou "concluído".
Se o status estiver em branco, indica que o e-mail do contato no provedor de assinatura está diferente do e-mail indicado no netLex, o que provoca a perda do rastreamento.
Caso necessário, é possível cancelar a assinatura enquanto ela ainda estiver em andamento, anulando o processo já realizado e perdendo as assinaturas já feitas.
Para saber mais sobre o processo de cancelamento de assinatura clique aqui.
Quando a assinatura de todos os signatários for concluída, a versão atual do documento é atualizada, passando a ter o status "Assinado" indicado no campo "Versões do documento". Além disso, o modo leitura passa a ter o formato de arquivo PDF quando é aberto no navegador, como mostra a imagem abaixo.
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