Como Localizar, Acessar e Editar Documentos no netLex

🎯 Objetivo

Este artigo guiará você sobre como acessar e localizar seus documentos no netLex, explicando as poderosas ferramentas de busca e filtro disponíveis, e oferecendo soluções para quando você não conseguir encontrar um documento.

Este artigo contém as seções:

• Onde encontrar meus documentos?
• Opções de Busca e Filtro
• Acessando e Editando seu Documento
• Não estou localizando ou não consigo editar meu documento: o que pode ter acontecido?

💡 Onde encontrar meus documentos?

Na página de "Documentos", você encontrará uma lista completa de todos os documentos aos quais tem acesso na plataforma. Cada documento gerado pode estar em diferentes status, como:

• Ainda como "rascunho", caso você não tenha finalizado o preenchimento do questionário. Nesse caso, você pode voltar diretamente para onde parou e terminar o preenchimento. Apenas o autor do rascunho tem acesso a ele; somente depois de finalizado o preenchimento o documento fica disponível para gestão.
• Em andamento, caso o documento seja submetido a um workflow (fluxo de aprovação) e ainda haja etapas a serem aprovadas. Nesse caso, a etapa em que o documento se encontra será apresentada na coluna de status.
• Finalizado, caso todas as etapas do workflow já estejam aprovadas ou caso o documento não seja submetido a nenhum fluxo de aprovação. Isso não quer dizer que não haja mais nada a ser feito no documento. Nesse momento, podemos passar à gestão de seu ciclo de vida!
• Cancelado, quando o usuário decide cancelar o documento no fluxo.

Também é possível localizar os documentos de acordhoo com as pastas e subpastas do modelo ao qual ele pertence.
 

🔍 Opções de Busca e Filtro

Para agilizar a localização dos seus documentos, o netLex oferece diversas opções de busca e filtros, redesenhados para serem mais intuitivos e práticos.

 

Clique aqui para ler o artigo: Filtro Propriedades em Atividades e Documentos

Clique aqui para ler o artigo: Novo Layout dos Filtros em Documentos

✍️ Acessando e Editando seu Documento

Ao encontrar o documento desejado, clique em cima dele para ter acesso à sua tela de gestão. Nesta tela, você poderá visualizar o documento e realizar edições, de acordo com o seu perfil de acesso e as configurações do workflow.

🔍 Não estou localizando ou não consigo editar meu documento: o que pode ter acontecido?

Se você está com dificuldades para encontrar ou editar um documento, as seguintes situações podem ter ocorrido:

• Perfil de Acesso: Você pode estar envolvido no documento (por exemplo, como responsável por uma atividade), o que o torna visível em suas "Atividades", mas pode não ter permissão para acessá-lo diretamente pela tela de "Documentos". As permissões de acesso a pastas e documentos são controladas pelo administrador do sistema. 
  
  Além disso, o documento pode ter sido alocado em uma pasta à qual você não tem acesso de visualização ou edição. As funcionalidades dos documentos são restritas pelas permissões de pasta.
   
• Verificar a Lixeira: O documento pode ter sido excluído. Para verificar, clique no ícone de "Lixeira" no menu superior ou lateral (abaixo das pastas) para ver se o documento se encontra lá.
   
• Documento em revisão ou assinatura: Se o documento está em revisão ou em processo de assinatura, ele geralmente fica bloqueado para edição para garantir a integridade do processo.
   
• Configuração da etapa: O documento pode ter sido configurado para não permitir a edição na etapa atual do workflow.
   

Por isso, o ideal é verificar o documento para analisar se ele está disponível para edição ou solicitar internamente a checagem se o perfil do seu usuário pode editar ou até mesmo visualizar documentos da pasta que esse documento está. Recomendamos contatar o administrador do sistema da sua empresa para verificar suas permissões de acesso ou para obter ajuda na localização de documentos específicos.