Firma de Documentos

Cómo enviar el documento para su firma.

La firma a través de netLex está integrada con reproductores que ofrecen servicios especializados, que actualmente son: netLexSign, DocuSign, D4Sign, Adobe Sign, Clicksign y Certisign.

En la barra lateral del lado derecho de la pantalla, seleccione la opción “Firma” e ingrese el contacto al que se enviará el documento para tal fin. Solo se pueden seleccionar contactos. Incluso los usuarios externos, como los proveedores, pueden ser contactos en su empresa.

En este punto, puede elegir si el contacto será firmante, es decir, habilitado para firmar el documento; si se agregará en copia y solo acompañará al procedimiento de firma para estar al tanto de su avance; o si recibirá una entrega certificada. Los destinatarios de la entrega certificada deben recibir los documentos completos para que se llene el sobre. Sin embargo, no necesitan firmar, poner sus iniciales, fechar ni agregar información a ninguno de los documentos.

La configuración "Firmante" ya está marcada de forma predeterminada para agilizar el proceso.

Al hacer clic en "Agregar", dejará este contacto en la lista de correo. Si desea copiar otros signatarios o contactos, simplemente haga clic en el icono "+" nuevamente.

Después de hacer clic en "Enviar", el documento se abrirá automáticamente en el entorno de su proveedor de suscripción integrado con netLex. Allí puede ingresar algunas configuraciones, como la ubicación del documento donde se insertará la firma.

Una vez completado el envío, la solicitud de suscripción se enviará por correo electrónico (por parte del proveedor de la suscripción) a los contactos seleccionados. Mientras el documento está en proceso de firma, no se puede modificar dentro de la plataforma y se mostrará el mensaje: “Se le ha pedido que firme este documento, mientras tanto, las acciones para cambiar el documento y revisarlo están bloqueadas. ”.

Podrás seguir a través de netLex cómo está el progreso, viendo el estado de cada firmante: "en progreso" o "completado".

Si el estado está en blanco, indica que el correo electrónico del contacto en el proveedor de suscripción es diferente al correo electrónico indicado en netLex, lo que provoca la pérdida de seguimiento.

Si es necesario, es posible cancelar la firma mientras aún está en curso, cancelando el proceso ya realizado y perdiendo las suscripciones ya realizadas.

Para obtener más información sobre el proceso de cancelación de firma, haga clic aquí.

Cuando todos los signatarios se han registrado, se actualiza la versión actual del documento, con el estado "Firmado" indicado en el campo "Versiones del documento". Además, el modo de lectura cambia al formato de archivo PDF cuando se abre en el navegador, como se muestra en la imagen a continuación.