Chat del documento

🎯 Objetivo

Aprenda a utilizar el chat del documento para centralizar comunicaciones con personas internas o externas a su organización, facilitando la alineación de información sin la necesidad de abrir un proceso formal de revisión.

Este artículo contiene las secciones:

• ¿Qué es la funcionalidad?
• ¿Cómo opera la funcionalidad?
• Comunicación con contactos externos
• Dudas frecuentes

💡 ¿Qué es la funcionalidad?

El chat del documento es una herramienta de comunicación integrada que permite intercambiar mensajes en tiempo real sobre un documento específico. Elimina la necesidad de correos electrónicos paralelos, manteniendo todo el historial de discusiones vinculado al registro del archivo.

Al acceder a un documento, una sala llamada “General” se crea automáticamente. Todos los colaboradores de su empresa que forman parte del flujo de trabajo (workflow) de ese documento tienen acceso inmediato a esta sala para colaborar.

🛠️ ¿Cómo opera la funcionalidad?

Para interactuar en el chat, siga estas instrucciones:

1. Acceda al documento.
2. Localice la barra lateral a la derecha de la pantalla para visualizar el chat.
   
   
    
3. Para enviar un mensaje y garantizar que alguien sea avisado, debe mencionar al contacto utilizando el símbolo "@" seguido del correo electrónico de la persona (ej.: [e-mail]).
4. La persona mencionada recibirá una notificación por correo electrónico con un enlace directo a la conversación. Esta es la única forma de activar alertas de nuevos mensajes para los participantes. Si la mención es a un usuario/contacto que aún no forma parte de la sala de chat, se le concederá automáticamente acceso total al archivo.
   
   
    
5. Puede hacer clic en el ícono de tres puntos verticales al lado del mensaje para responder a un comentario específico.

🌐 Comunicación con contactos externos

También puede incluir proveedores o clientes en la conversación, siempre que estén registrados como contactos en la plataforma netLex.

• Visualización: Mientras los colaboradores internos ven la pantalla completa de administración, los contactos externos visualizan únicamente la versión del documento que estaba activa en el momento en que fueron mencionados.
• Limitaciones: El proveedor no puede editar el texto ni ingresar comentarios directamente en el cuerpo del documento; su interacción se restringe exclusivamente al intercambio de mensajes en el chat.
• Actualización: Si hay una nueva versión del documento y desea que el contacto externo la vea, es necesario mencionarlo nuevamente en el chat.

❓ Dudas frecuentes

• ¿Puedo crear otras salas además de "General"?
  Sí, es posible crear conversaciones específicas seleccionando únicamente miembros determinados de su equipo o contactos externos. Solo haga clic en "+" > Crear sala.
  
  
   
• ¿El chat reemplaza la revisión de documentos?
  No. El chat está indicado para conversaciones rápidas y alineaciones. Para cambios estructurales en el texto con control de versiones, utilice el flujo de revisión del sistema.
• ¿El mensaje aparece al instante?
  Sí, el envío y la recepción de mensajes ocurren en tiempo real.