Versiones de los documentos

🎯 Objetivo

Este artículo explicará el concepto de versiones de documentos en netLex, detallando los diferentes tipos de generación de versiones (por cuestionario y por editor o carga), las particularidades de la restauración de versiones, y cómo se comporta el versionamiento en los procesos de firma y revisión de documentos.

Este artículo contiene las secciones:

• Entendiendo las Versiones
• Tipos de Versión
• Restaurando una Versión
• Versiones en firma
• Versiones en revisión
• Dudas frecuentes

🔄 Entendendo as Versões

El versionamiento es un recurso fundamental para la gestión de documentos. Permite que todas las alteraciones realizadas en un documento a lo largo del tiempo sean registradas y rastreables. 

Cada vez que ocurre una modificación, se crea una nueva versión del documento, garantizando que tenga un historial completo de todas las etapas, desde las versiones iniciales hasta las ediciones finales. Esto proporciona seguridad, transparencia y control sobre el ciclo de vida de sus documentos.

Todas las versiones se almacenan en el menú lateral derecho del documento, en el icono de "Versiones de los documentos", con un símbolo de reloj con una flecha circular.


 

📝 Tipos de Versión

netLex posee varias maneras distintas de generación de versiones, cada una con particularidades importantes:
 

1. Versión generada por el Cuestionario

La versión del cuestionario posee la coloración azul con la N en el medio. Vea:



Se crea siempre que un usuario accede al cuestionario en una determinada etapa. En este momento, aunque no haya un cambio específico en las respuestas, se crea una versión nueva para que el historial se mantenga y la versión anterior no sea alterada.

 Si un mismo usuario accede al cuestionario varias veces en momentos cercanos (mismo minuto o minutos próximos), el sistema puede solo actualizar la última versión y no generar una nueva.

En caso de que el acceso al cuestionario sea realizado por un usuario diferente, una nueva versión siempre será generada, aunque no haya cambios, para diferenciar y almacenar el historial de accesos debido a la seguridad de la información.

Por este motivo, a veces el sistema puede generar versiones iguales del cuestionario, aunque una persona no haya realizado un cambio de hecho en las respuestas del cuestionario.
 

2. Versión generada por el Editor o por la Carga de Documento Principal con docx

La versión externa posee la coloración blanca con líneas azules. Vea:


 

Se crea siempre que se realiza una edición directamente en la minuta (texto del documento), ya sea vía Editor o vía carga de documento principal utilizando un documento docx.

Esta versión queda guardada en el sistema, pero ocasiona la pérdida de vínculo del cuestionario con el documento principal, es decir, los cambios realizados dentro del cuestionario ya no modificarán el texto de la minuta.

Sin embargo, el sistema aún guarda los cambios realizados por el cuestionario después de la generación de una versión externa. Estas versiones se llaman "subversiones" y están disponibles haciendo clic en el botón de "Tres puntos" de la versión externa.



 

Importante: Las cargas de documentos realizadas dentro del cuestionario se consideran versión del cuestionario y no una versión externa. Solo se considera una versión externa aquella que sustituye completamente el documento principal y se realiza a través del botón de "nube" del documento principal.

3. Versión generada por la Carga de Documento Principal con pdf

La versión externa creada por la Carga de Documento Principal utilizando un archivo pdf es blanca con el símbolo de pdf en rojo.

En este caso, la versión también ocasiona la pérdida de vínculo del cuestionario con el documento principal, es decir, los cambios realizados dentro del cuestionario ya no modificarán el texto de la minuta.

Y, además, como el pdf es un documento rígido, no será posible utilizar el editor.

Las subversiones del cuestionario también quedan guardadas y las cargas de documentos realizadas dentro del cuestionario se consideran versión del cuestionario y no una versión externa.
 

↩️ Restaurando uma Versão

La funcionalidad de restauración de versión le permite regresar a una versión anterior de un documento guardado en el historial.

Recomendamos la descarga del extracto de respuestas o la versión en docx/pdf antes de restaurar, para analizar los impactos de la restauración, evitando cualquier pérdida de respuestas en el cuestionario o ediciones en el documento.

En ese sentido, siempre es muy importante estar atento al restaurar versiones, ya que pueden tener preguntas sin completar que son esenciales para las etapas del flujo, causando comportamientos inesperados. Generalmente, la restauración de la versión se combina con el rechazo de la etapa hacia la etapa en la que la versión restaurada fue creada, para mantener la lógica del flujo y evitar inconsistencias.

✒️ Versões em assinatura

En netLex, el envío para firma está directamente relacionado con la versión del documento en el momento del envío. Esto significa que, si se realizan ediciones, es decir, se crean nuevas versiones después del envío, la firma continuará vinculada a la versión enviada originalmente. Cuando esto ocurre, es necesario cancelar el proceso de firma de la versión anterior y realizar un nuevo envío para garantizar que se firme la versión más actual.

Este comportamiento es esencial para garantizar el cumplimiento de la información, es decir, asegurar que el contenido del documento firmado sea exactamente aquel que fue revisado y aprobado en el momento del envío. Así, se evita que alguien firme un documento que posteriormente sufrió alteraciones, preservando la integridad del proceso.

📝 Versões na revisão

En el caso de la revisión, en cuanto se envía la revisión, no es posible editar el documento, precisamente para mantener la versión que fue enviada al revisor. Solo después de concluida la revisión es posible editar nuevamente. Si los cambios del revisor son aprobados, se creará una nueva versión con el nombre y la hora en que editó.

❓ Dúvidas frequentes

• ¿Puedo editar un documento que fue alterado vía editor usando el cuestionario nuevamente? 
  Sí. Puede editar utilizando el cuestionario, y las respuestas se guardarán como subversiones y en el extracto, pero no alterarán directamente el documento.
   
• ¿Por qué el sistema genera versiones del cuestionario iguales? 
  Esto ocurre para mantener un historial de acceso por diferentes usuarios o por accesos en momentos no cercanos, aunque no haya cambios en el contenido del cuestionario.
   
• Si un documento se edita después del envío para firma, ¿se firmará aún la versión original? 
  Sí, la firma estará vinculada a la versión que fue enviada originalmente para el proceso de firma. Para firmar la versión más reciente, es necesario cancelar el envío anterior e iniciar uno nuevo.
   
• ¿Es posible editar un documento mientras está en revisión? 
  No, el documento queda bloqueado para edición durante el proceso de revisión para garantizar la integridad de la versión analizada por el revisor.
   
• ¿Se crea una nueva versión después de la revisión? 
  Sí, si los cambios del revisor son aprobados, se creará una nueva versión del documento con el registro del revisor y el horario de la edición.