Notificações do Workflow 2

🎯 Objetivo

Neste artigo, você aprenderá como configurar as notificações automáticas do Workflow 2 no netLex. Essa funcionalidade permite que autores e interessados acompanhem o progresso de um documento em tempo real, garantindo maior controle e agilidade em cada etapa do fluxo.

Este artigo contém as seções:

• O que é a funcionalidade?
• Como configurar as notificações no Workflow
• Quem pode receber os avisos?
• Como são as mensagens e canais de envio?
   

💡 O que é a funcionalidade?

As notificações de fluxo automatizam a comunicação sobre eventos importantes de um documento. Em vez de consultar a plataforma repetidamente, os envolvidos recebem avisos nativos sempre que algo relevante acontece.

Os principais benefícios incluem:

• Visibilidade para o Autor: Quem criou o documento sabe exatamente quando ele avança ou é concluído.
• Agilidade Operacional: Partes interessadas são avisadas imediatamente após a conclusão, acelerando pagamentos e outras ações posteriores.
• Redução de Erros: Alertas sobre cancelamentos ou reaberturas mantêm todos na mesma página.
   

🛠️ Como configurar as notificações no Workflow

A configuração é realizada de forma individual por modelo de documento. Siga os passos abaixo:

1. Acesse a configuração do modelo nextgen desejado e clique na aba Workflow.
2. No canto superior esquerdo, localize a seção Configurar notificações.
3. Utilize o toggle (chave) para ativar ou desativar os gatilhos desejados:
   • Workflow Concluído: Disparado no sucesso do fluxo.
   • Workflow Cancelado: Disparado no cancelamento.
   • Workflow Reaberto: Disparado quando um fluxo finalizado ou cancelado volta a ficar ativo.
   • Início de Etapa: Disparado sempre que novas etapas começam.
      
4. Defina os destinatários para cada um desses eventos.
   
   
    

5. Clique em Salvar e publicar para que as regras valham para novos documentos.
   
   Configuração padrão:

   Novos workflows já vêm com as notificações de conclusão, cancelamento e reabertura ativadas para o Autor. Essa definição pode ser alterada conforme o desejo do configurador.

👥 Quem pode receber os avisos?

Para cada evento, você pode personalizar quem deve ser alertado. As opções disponíveis são:

• Autor: O usuário que criou o documento.
• Usuários específicos: Seleção manual de pessoas da plataforma.
• Equipes: Todos os membros de um grupo selecionado.
• Propriedades do documento: Permite definir destinatários dinâmicos (como um "Gestor do Contrato") usando campos do tipo usuário ou equipe preenchidos no formulário.

Fique tranquilo! Se um usuário for o Autor e também estiver em uma Equipe selecionada, o sistema enviará apenas uma única notificação por evento.
 

📧 Como são as mensagens e canais de envio?

As notificações são enviadas prioritariamente por e-mail. Se a sua empresa tiver integração ativa com o Slack, os avisos serão direcionados preferencialmente por lá.

O que contém cada aviso:

• Status atual e identificação clara do documento.
• Identificação da etapa e, se houver, os responsáveis e prazos (para notificações de início de etapa).
• Anexos: Na notificação de conclusão, o arquivo PDF finalizado é enviado em anexo para quem tem permissão de acesso ao documento.
• Um botão direto para acessar o documento na plataforma com um clique.