Notificações do Workflow 2

Neste artigo, você aprenderá como configurar as notificações automáticas do Workflow 2 no netLex. Essa funcionalidade permite que solicitantes, autores e demais interessados acompanhem o progresso de um documento em tempo real, garantindo maior controle e agilidade em cada etapa do fluxo.

Este artigo contém as seções:

• O que é a funcionalidade?
• Como configurar as notificações no Workflow
• Quem pode receber os avisos?
• Como são as mensagens e canais de envio?
   

💡 O que é a funcionalidade?

As notificações de fluxo automatizam a comunicação sobre eventos importantes de um documento. Em vez de consultar a plataforma repetidamente, os envolvidos recebem avisos nativos sempre que algo relevante acontece — quando o documento avança etapas, é concluído, é cancelado ou é reaberto.

Os principais benefícios incluem:

• Visibilidade para o Autor: quem abriu a solicitação ou criou o documento sabe exatamente quando ele avança ou é concluído, sem precisar checar a plataforma o tempo todo.
• Agilidade em ações posteriores: as partes interessadas são avisadas imediatamente após a conclusão, acelerando pagamentos, comunicações e outras ações seguintes.
• Redução de erros: alertas sobre cancelamentos ou reaberturas mantêm todos na mesma página.
   

🛠️ Como configurar as notificações no Workflow

A configuração é realizada de forma individual por modelo de documento. Siga os passos abaixo:

1. Acesse a configuração do modelo nextgen desejado e clique na aba Workflow.
2. No canto superior esquerdo, abaixo das abas, localize a seção Configurar notificações.
3. Utilize o toggle (chave) para ativar ou desativar os gatilhos desejados:
   • Workflow Concluído: disparado quando o fluxo chega ao fim com sucesso.
   • Workflow Cancelado: disparado no cancelamento do fluxo.
   • Workflow Reaberto: disparado quando um fluxo finalizado ou cancelado volta a ficar ativo.
   • Início de Etapa: disparado sempre que uma ou mais novas etapas começam para o documento.
4. Defina os destinatários para cada um desses eventos.
   
   
    

5. Clique em Salvar e publicar para que as regras valham para novos documentos.
   
   Configuração padrão:

   Novos workflows já vêm com as notificações de conclusão, cancelamento e reabertura ativadas para o Autor. Essa definição pode ser alterada conforme o desejo do configurador.
    

👥 Quem pode receber os avisos?

Para cada evento ativo, você pode personalizar quem deve ser alertado. As opções disponíveis são:

• Autor (sugerido): o usuário que criou o documento.
• Usuários específicos: seleção manual de pessoas da plataforma.
• Equipes: todos os membros de um grupo selecionado.
• Propriedades do documento: permite definir destinatários dinâmicos (como um "Gestor do Contrato") usando propriedades da gestão do tipo usuário ou equipe, preenchidas em cada documento criado a partir do modelo.

Fique tranquilo! 😉 Se um mesmo usuário se enquadrar em mais de um critério (por exemplo, ser o Autor e também membro de uma Equipe selecionada), o sistema enviará apenas uma única notificação por evento.
 

📧 Como são as mensagens e canais de envio?

As notificações são enviadas prioritariamente por e-mail. Se o ambiente da sua empresa tiver integração ativa com o Slack, os avisos serão direcionados preferencialmente por lá.

O que contém cada aviso:

• Status atual e identificação clara do documento.
• Identificação da etapa e, se houver, os responsáveis e prazos (nas notificações de início de etapa).
• Anexos: na notificação de Workflow Concluído, o arquivo PDF finalizado é enviado em anexo para quem tem permissão de acesso ao documento.
• Um botão direto para acessar o documento na plataforma com um clique.

💡 Dica: conheça também as Notificações Personalizadas por Etapa do Workflow, que permitem criar avisos sob medida para momentos específicos do fluxo.