Questionário Compartilhado

🎯 Objetivo

Aprenda a utilizar a funcionalidade de Questionário Compartilhado no netLex. Descubra como configurar modelos para permitir que pessoas externas à sua organização preencham partes específicas de um questionário em qualquer etapa do workflow, otimizando a coleta de dados e agilizando a criação e gestão de documentos.

Este artigo contém as seções:

• O que é a funcionalidade?
• Como configurar o compartilhamento em um modelo?
• Como enviar o convite para a contraparte?
• Como a contraparte responde ao questionário?
• Acompanhamento e finalização

• Dúvidas frequentes

💡 O que é a funcionalidade?

O Questionário Compartilhado permite que o responsável interno por uma etapa do workflow convide uma contraparte externa para preencher informações estruturadas diretamente no netLex. Essa funcionalidade está disponível em qualquer etapa que possua um questionário Lex-In configurado — não apenas na elaboração.

Isso resolve o problema de dados faltantes em etapas intermediárias do fluxo, eliminando a necessidade de retroceder o documento para a elaboração ou de trocar informações sensíveis por canais externos (e-mail, WhatsApp etc.).

Diferente de uma revisão de texto, o externo contribui com informações estruturadas através do questionário, garantindo que o documento avance completo e correto.

Atenção: Enquanto o questionário estiver com a contraparte (Aguardando contraparte), as ações críticas da etapa ficam bloqueadas para o usuário interno: não é possível aprovar, rejeitar, desfazer a obtenção de responsabilidade nem transferi-la.

🛠️ Como configurar o compartilhamento em um modelo?

A configuração deve ser feita por um usuário com permissão de administrador. O toggle "Questionário compartilhado" pode ser habilitado em qualquer etapa do workflow que tenha acesso ao questionário habilitado — não apenas na etapa de Elaboração.

Confira o passo a passo em um modelo de Workflow 2 (nextGen):

1. Acesse Configurações > Modelos e abra o modelo desejado.
2. Na configuração da etapa desejada, habilite o toggle "Questionário compartilhado".
   
   
3. Clique em Configurar para definir as permissões das páginas.
4. Você verá duas colunas: Interno e Compartilhado. Marque na coluna "Compartilhado" as páginas que o externo deverá preencher.
   
   
    
5. Salve e publique a nova versão do workflow.

Confira o passo a passo em um modelo de Workflow 1 (classic):

1. Acesse Configurações > Modelos e abra o modelo desejado.
2. Na configuração da etapa desejada, habilite o toggle "Questionário compartilhado".
   
   
3. Salve as alterações.
4. Na aba "Permissões", você verá duas colunas: Interno e Compartilhado. Marque na coluna "Compartilhado" as páginas que o externo deverá preencher.
   
   

Regra importante: Não é possível liberar uma página apenas para o externo. Se você marcar uma página para o externo, o sistema a marcará automaticamente para o interno também.

🚀 Como enviar o convite para a contraparte?

Ao acessar o questionário de uma etapa configurada para compartilhamento, siga estes passos:

• As páginas destinadas ao externo aparecerão desabilitadas (apenas leitura) para você, com um banner informativo no topo.
  
  
• Se desejar preencher essas informações sozinho, você pode clicar em "Editar" no banner e selecionar "Eu mesmo vou responder".
  
  
   
• Ao final do questionário, clique em Concluir para abrir o modal de compartilhamento.
  
  
• Insira o e-mail do contato, uma mensagem personalizada (opcional) e clique em Enviar convite.
  
  

Após o envio, o questionário ficará bloqueado para edição interna até que a contraparte responda ou o convite seja cancelado. Além disso, as ações críticas da etapa (aprovar, rejeitar, transferir responsabilidade) ficarão indisponíveis enquanto o compartilhamento estiver ativo.

📧 Como a contraparte responde ao questionário?

O convidado externo receberá um e-mail com um link único e seguro, sem necessidade de possuir login ou licença no netLex.

1. O externo clica em "Ir para o questionário" no e-mail recebido.
2. Ele visualizará e preencherá apenas as páginas que foram liberadas para ele.
3. Ao finalizar, ele deve clicar em Concluir.

👁️ Acompanhamento e finalização

Você pode monitorar o status diretamente na listagem de documentos através das tags:

• Aguardando contraparte: O convite foi enviado, mas ainda não foi respondido.
• Contraparte respondeu: O externo concluiu o preenchimento e o questionário está pronto para sua revisão.

Ao retomar o questionário, os campos preenchidos pelo externo terão a tag "Preenchido pela Contraparte". Se você alterar qualquer um desses campos, a tag desaparecerá para refletir a autoria final.

❓ Dúvidas frequentes

1. Em quais etapas posso usar o Questionário Compartilhado? 
   Em qualquer etapa do workflow (Elaboração, Revisão, Aprovação etc.) que tenha acesso ao questionário Lex-In habilitado e esteja configurada com o toggle "Questionário compartilhado" ativo.
    
2. Posso convidar mais de um colaborador externo por vez no Questionário Compartilhado? 
   No momento, o sistema suporta o compartilhamento com apenas um contato por vez.
    
3. O que acontece se eu cancelar um convite enviado no Questionário Compartilhado? 
   O link enviado para a contraparte deixará de funcionar e as páginas marcadas como compartilhadas voltarão a ficar habilitadas para que você mesmo as preencha. As ações da etapa (aprovar, rejeitar etc.) também serão desbloqueadas.
    
4. Posso editar as respostas dadas pela contraparte no Questionário Compartilhado? 
   Sim. Após a conclusão do externo, o responsável interno recupera o acesso total ao questionário e pode revisar ou alterar qualquer informação antes de finalizar a etapa.
    
5. Posso aprovar ou rejeitar a etapa enquanto o compartilhamento está ativo? 
   Não. Enquanto houver um compartilhamento ativo ("Aguardando contraparte"), as ações críticas do workflow ficam bloqueadas: aprovar, rejeitar, desfazer a obtenção de responsabilidade e transferi-la não estão disponíveis até que a contraparte responda ou o convite seja cancelado.