FAQ Workflow – netLex | Central de Ajuda

Este artigo reúne as perguntas mais frequentes sobre o workflow no netLex. Aqui você encontra orientações sobre aprovação, rejeição, responsabilidade, prazos, esclarecimentos e resolução de problemas comuns ao avançar etapas.

Este artigo contém as seções:

Responsabilidade nas etapas do workflow
Aprovação e rejeição de etapas do workflow
Prazos e extensões no workflow
Esclarecimentos no workflow
Resolução de problemas no workflow

👤 Responsabilidade nas etapas do workflow

Eu deveria ser o responsável por um passo do workflow, mas ele não caiu para mim. O que pode ter acontecido?

Você pode visualizar o responsável pelo passo passando o mouse no passo específico, abaixo das informações do documento. Caso não concorde com a atribuição, entre em contato com o Administrador da plataforma netLex na sua empresa para que ele avalie as regras do workflow ou transfira o documento para você.

2. Como eu sei por que sou responsável em uma etapa do workflow?

Você pode visualizar os responsáveis por cada passo passando o cursor do mouse no passo específico, na barra abaixo das informações do documento. Para entender a regra que definiu a atribuição, entre em contato com o Administrador da plataforma netLex na sua empresa.

3. Qual é a diferença entre o botão "Obter responsabilidade" e o botão "Gerenciar responsabilidade" no workflow?

"Obter responsabilidade" é uma opção disponível para administradores (e usuários com essa permissão) que permite assumir a responsabilidade de um passo, compartilhando-a com o responsável original. É útil quando o admin precisa intervir em um documento específico.

"Gerenciar responsabilidade" é a forma padrão para qualquer usuário transferir a responsabilidade de um passo para outra pessoa.

4. Ao alterar o responsável de uma etapa do workflow, todas as responsabilidades são transferidas?

Não. Ao alterar a responsabilidade diretamente no passo de um documento, a mudança vale apenas para aquele documento e aquele passo. Para transferir todas as responsabilidades de uma pessoa (em todos os documentos e passos), utilize a funcionalidade de transferência de responsabilidade.

5. Qual é a diferença entre a transferência de responsabilidade padrão e a transferência de férias no workflow?

A transferência padrão altera a responsabilidade em um passo e documento específico. A transferência de férias transfere todas as responsabilidades, de todos os passos e documentos, durante o período especificado.

6. Como posso puxar a responsabilidade de outra atividade do workflow para mim?

Você pode pedir ao responsável atual que transfira a responsabilidade para você, ou solicitar que o administrador assuma a responsabilidade pelo passo e depois a transfira.

7.O responsável da etapa do workflow está errado. Como alterar?

Depende do cenário:

Para alterar em um documento específico: o responsável atual ou um administrador pode usar "Gerenciar responsabilidade" naquele passo.
Para alterar em massa (ex: pessoa saiu de férias ou trocou de área): utilize a funcionalidade de transferência de responsabilidade.
Para alterar a regra do workflow permanentemente: o administrador deve editar a configuração do workflow no modelo.

✅ Aprovação e rejeição de etapas do workflow

8. Cliquei em aprovar o passo do workflow sem querer. O que posso fazer?

Solicite que o responsável do próximo passo rejeite a tarefa e retorne para o seu passo. Você pode fazer isso pelo chat na própria tela do documento, marcando o responsável com um @. Importante: toda movimentação no workflow fica salva no banco de dados e aparece nos relatórios.

9. Para qual passo anterior do workflow devo enviar quando rejeito o passo atual?

Essa é uma decisão ligada diretamente ao fluxo da sua empresa. Na dúvida, entre em contato com o Administrador da plataforma netLex ou com seu supervisor.

10. Eu preenchi o questionário, mas mesmo assim não consegui aprovar o passo do workflow. Como proceder?

Provavelmente o questionário não foi concluído formalmente. Os dados digitados só são salvos após clicar no botão "Concluir questionário" no canto inferior direito da tela. Após a conclusão, o botão "Aprovar" ficará visível.

⏰ Prazos e extensões no workflow

11. Não concordo com o prazo das atividades do workflow. O prazo é muito curto. O que fazer?

Entre em contato com o Administrador da plataforma netLex na sua empresa para entender as regras do workflow. Você também pode solicitar uma extensão de prazo diretamente pela plataforma.

12. Quantas extensões de prazo do workflow eu posso pedir?

Não há limite de solicitações. Porém, toda alteração de prazo consta nos relatórios de inteligência. Não é possível abrir mais de uma solicitação por vez — ao criar uma nova, a anterior é cancelada.

13. O que acontece se peço a extensão de prazo no workflow no último dia?

Se for aprovada, o prazo é estendido normalmente. Se não for respondida em 24 horas, pode ser concedida automaticamente (dependendo da configuração do workflow). Verifique com o Administrador.

14. O solicitante não está respondendo meu pedido de extensão de prazo no workflow. Como proceder?

Caso não haja resposta em 24 horas, o pedido pode ser concedido automaticamente, dependendo da configuração do workflow. Essa é uma configuração que pode ter sido habilitada ou não pela sua empresa.

15. O workflow foi encerrado automaticamente. O que houve?

Na configuração do passo, é possível habilitar o encerramento automático caso o prazo expire sem aprovação. Se isso ocorreu indevidamente, o workflow pode ser reativado pelo Administrador ou pelo responsável da etapa, clicando no botão "Cancelado" e depois em "Reativar" (se possuir a permissão necessária).

💬 Esclarecimentos no workflow

16. O que fazer se os esclarecimentos solicitados no workflow não forem suficientes?

Você pode solicitar novos esclarecimentos — não há limites. Também é possível usar o chat dentro da página do documento para trocar mensagens rápidas com os demais envolvidos.

17. O que acontece se eu pedir um esclarecimento no workflow no último dia do prazo?

Não há problema em solicitar, mas pode acontecer de o workflow ser concluído (por expiração de prazo) antes de a solicitação ser respondida. As solicitações ficam disponíveis no histórico do documento.

🔧 Resolução de problemas no workflow

18. O botão de aprovar ou rejeitar a etapa do workflow está cinza ou não aparece. O que pode ser?

Verifique os seguintes pontos:

Questionário não concluído: se o passo exige preenchimento de questionário, o botão "Aprovar" só aparece após clicar em "Concluir questionário".
Revisão pendente: se há uma etapa de revisão (interna ou externa) em andamento, a aprovação pode estar bloqueada até que a revisão seja concluída.
Assinatura em andamento: se o documento está em processo de assinatura, as ações de workflow podem ficar indisponíveis até a conclusão ou cancelamento da assinatura.
Você não é o responsável atual: confirme se a responsabilidade não foi transferida para outra pessoa. Passe o mouse sobre o passo para ver o responsável.
Campo obrigatório do workflow não preenchido: alguns passos possuem campos obrigatórios de workflow (não confundir com o questionário) que precisam ser preenchidos antes da aprovação.

19. Aprovei a etapa do workflow, mas o documento não avançou para o próximo passo. O que aconteceu?

Isso pode ocorrer por alguns motivos:

Aprovação compartilhada: a configuração do passo pode exigir que múltiplos responsáveis aprovem antes de o documento avançar. Verifique se há outros responsáveis pendentes.
Ramo lógico: o workflow pode conter condições (ramos lógicos) que não foram atendidas, impedindo o avanço para o próximo passo.
Próxima etapa sem responsável: se a etapa seguinte não possui um responsável definido (por erro de configuração), o documento pode ficar parado. Nesse caso, acione o administrador.

20. O botão "Concluir questionário" está desabilitado no workflow. O que fazer?

Verifique se:

Há campos obrigatórios vazios, inclusive em páginas ocultas ou condicionais do questionário. Navegue por todas as páginas.
O navegador está atualizado e sem extensões que possam interferir.
A sessão não expirou — se ficou muito tempo sem interagir, tente recarregar a página.

21. A etapa de revisão externa está travada no workflow. O que verificar?