FAQ Workflow

Perguntas frequentes e suas respostas.

• Eu deveria ser o responsável por um passo, mas ele não caiu para mim. O que pode ter acontecido?

Você pode visualizar o responsável pelo passo passando o mouse no passo específico abaixo das informações do documento e, caso não concorde, pode avaliar com o Administrador da Plataforma NetLex na sua empresa para que ele altere as regras do workflow e até transfira um documento específico para você.

• Cliquei em aprovar sem querer. O que posso fazer? 

Você pode solicitar que o responsável do próximo passo rejeite a tarefa e retorne para o seu passo. Você pode fazer isso pelo chat na própria tela do documento, basta apenas marcar com um @ o responsável pelo próximo passo e explicar o ocorrido que ele será notificado da mensagem. Todavia, destacamos que a decisão de aprovar tem que ser tomada com cuidado, pois todo andamento no workflow fica salvo no banco de dados e aparecerá nos relatórios. 

• Para qual passo anterior devo enviar quando rejeito o passo atual? 

Essa é uma decisão ligada diretamente ao seu workflow. Na dúvida, entre em contato com seu supervisor ou com o Administrador da Plataforma NetLex na sua empresa.

• Não concordo com o prazo das atividades. O prazo é muito curto. O que fazer? 

Você pode entrar em contato com seu supervisor ou com o Administrador da Plataforma NetLex na sua empresa para entender melhor as regras do workflow. Você também ode solicitar uma extensão de prazo.

• Como eu sei por que sou responsável em uma etapa? 

Você pode entrar em contato com seu supervisor ou com o Administrador da Plataforma NetLex na sua empresa para entender melhor as regras do workflow. Ou então você pode ver os responsáveis por cada passo passando o cursor do mouse no passo específico na barra abaixo das informações do documento.

• O que fazer quando o botão de aprovar não aparece para mim e o workflow se encontra travado em algum passo? 

Quando não é possível avançar no fluxo do workflow e o botão de aprovar ou concluir etapa não está disponível, significa que ainda há algo pendente a ser preenchido no questionário. Nesse caso, é possível acessar o questionário de duas maneiras destacadas no print abaixo: a primeira clicando em questionário e a segunda clicando na barra inferior da tela com a opção “Responda as novas perguntas do questionário”. Dessa maneira, deve-se acessar o questionário e preencher os dados necessários, e então clicar em “Concluir questionário”. Após a conclusão do questionário, o botão de aprovar vai estar visível e então será possível concluir o passo e dar continuidade ao workflow.

• Eu preenchi o questionário e mesmo assim não pude aprovar o passo, como proceder? 

Nesse caso, você provavelmente deixou de concluir o questionário, pois os dados digitados no questionário só são salvos após clicar no botão “Concluir questionário”. Então, para que seja possível aprovar o passo corretamente, basta digitar os dados no questionário, clicar em “Concluir questionário” no canto inferior direito da tela, e então o botão “Aprovar” vai estar visível e será possível aprovar o documento.

• O workflow foi encerrado automaticamente, o que houve? 

Na configuração do passo do workflow, é possível selecionar a opção para que o workflow seja encerrado automaticamente caso o documento não seja aprovado no prazo especificado. Se isso ocorreu indevidamente, o workflow deve ser reativado pelo Administrador ou pelo responsável por aquela etapa clicando no botão escrito “Cancelado” na parte superior direita da tela, e na sequência clicando no botão “Reativar”, se este possuir a permissão necessária.

• Qual é a diferença entre o botão “Obter responsabilidade” e o botão de “Gerenciar responsabilidade”?

“Obter responsabilidade” é uma maneira específica dos administradores (e usuários que possuírem tal permissão) forçarem que a responsabilidade seja atribuída a eles, permitindo assim que alterações sejam feitas naquele passo. Vale destacar que com esta opção, a responsabilidade da etapa passa ser compartilhada entre o responsável original e o administrador. Enquanto “Gerenciar responsabilidade” é a maneira comum em que os usuários não administradores têm para alterar a responsabilidade daquele passo, e deve ser feito.

• O que fazer quando o responsável pelo passo é uma equipe? 

Para mais informações quanto a responsabilidade de um passo ser de uma equipe, acessar o artigo da nossa Central de Ajuda “Responsabilidade da equipe pela atividade”.

• Ao alterar o responsável, todas as responsabilidades são transferidas ou apenas a do passo do documento? 

Ao alterar a responsabilidade diretamente no passo de um documento específico, a responsabilidade é modificada apenas para aquele documento e aquele passo específico. Caso deseje alterar todas as responsabilidades daquela pessoa, e não apenas de um documento e passo específico, utilize a funcionalidade de transferência de responsabilidade. Para mais informações quanto à transferência de responsabilidade em período de férias, acesse o artigo “Transferência de responsabilidade em periodo de férias” da nossa Central de Ajuda.

• Qual é a diferença entre a transferência de responsabilidade padrão para a transferência de férias? 

A transferência de responsabilidade padrão, feita dentro do passo de um documento em específico, transfere a responsabilidade apenas naquele passo e documento em específico. Já a transferência de responsabilidade de férias transfere todas as responsabilidades, de todos os passos e documentos, durante o período especificado.

• Transferiram a responsabilidade durante as férias para mim, porém ainda há atividades anteriores ao período que não consigo ver e dar continuidade. O que houve? 

Nesse caso, o usuário que transferiu a responsabilidade para você usou uma data de início do período de transferência que não englobava todas as atividades ainda em aberto para aquela pessoa. Dessa maneira, algumas atividades antigas não tiveram a responsabilidade transferida para você e continuam pendentes aguardando o responsável anterior. Para resolver esse problema, deve-se editar a responsabilidade dos documentos e dos passos específicos que ainda estão pendentes, ou então reconfigurar a transferência de responsabilidade durante férias para que o período de tempo selecionado englobe essas atividades mais antigas.

• Como posso puxar a responsabilidade de outra atividade para mim? 

Caso isso seja necessário e decidido com sua equipe, você pode pedir para que o responsável transfira a responsabilidade para você ou solicitar que o administrador assuma responsabilidade pelo passo e depois lhe transfira.

• O solicitante não está respondendo meu pedido de extensão de prazo. Como proceder? 

Caso ele não responda em 24 horas, seu pedido pode ser concedido automaticamente ou não a depender da configuração do workflow. Essa é uma configuração que pode ter sido liberada pela sua empresa ou não, verifique com o Administrador da Plataforma NetLex na sua empresa.

• Quantas extensões de prazo eu posso pedir? 

Não há limite posto pelo sistema, então você pode pedir quantas extensões de prazo quiser. Todavia, toda alteração de prazo constará nos relatórios de inteligência. Vale destacar que apenas não é possível abrir mais de uma solicitação de prazo por vez,  pois ao criar uma nova, a antiga será cancelada.

• O que acontece se peço a extensão no último dia do meu prazo?

Se for aprovado, será estendido. Se não for respondido em 24 horas, seu pedido pode ou não ser concedido automaticamente, a depender da configuração do workflow. Essa é uma configuração que pode ter sido liberada pela sua empresa ou não, verifique com o Administrador da Plataforma NetLex na sua empresa. Caso o pedido seja atendido antes do término do prazo, a atividade permanecerá dentro do prazo.

• O que fazer se os esclarecimentos não forem suficientes? 

Você pode pedir novos esclarecimentos, não há limites. Também há a opção de chat dentro da página de cada documento, onde é possível uma troca de mensagem de maneira rápida com os demais envolvidos com o documento.

• O que acontece se eu pedir um esclarecimento no último dia do prazo? 

Não há problema algum em solicitar um esclarecimento no último dia do prazo, apenas pode acontecer de o workflow do documento ser concluído antes da solicitação ser respondida. Porém vale a pena destacar que essas solicitações estão disponíveis a qualquer momento no histórico dentro de um documento específico na plataforma.