FAQ Assinatura

Perguntas frequentes e suas respostas.

• Como saber se a versão atual do documento está assinada?

É possível visualizar o status na aba de “versões do documento”, para verificar se ele está assinado. Lá estão relacionadas todas as versões já geradas desse documento.

A assinatura é atualizada na versão atual do documento, sem criar uma nova.

Caso haja versões posteriores não assinadas, pode ter ocorrido o upload de uma nova versão externa desse documento ou realizada uma alteração manual através do questionário ou editor.

Ao fazer upload de uma versão externa, substituindo o documento principal, é possível indicar se ela já está assinada para constar no status na plataforma.

• É possível realizar a correção do signatário no netLex sem precisar cancelar a assinatura?

Atualmente não é possível realizar a correção do signatário no netLex após o envio da assinatura. O processo correto é cancelar o envio, corrigir as informações desejadas e enviar novamente.

Caso o signatário seja alterado diretamente no provedor após o envio da assinatura pelo netLex, a alteração não é reconhecida pelo sistema.

• Status do Signatário não foi alterado para “concluído” após documento ter sido assinado.

Esse comportamento do sistema indica que as informações do contato no provedor de assinatura estão diferentes das informações no netLex.

Ocorre quando as informações do contrato são alteradas diretamente no ambiente do provedor de assinaturas após o envio da mesma pelo sistema, principalmente nome e e-mail dos signatários.

Os provedores são plataformas externas ao netLex, uma vez alterados no ambiente deles, provoca a perda do rastreamento e corremos o risco de não acompanharmos a evolução das assinaturas na plataforma.  

• É possível reenviar e-mails para os signatários através do netLex?

Sim, pelo netlex, é possível realizar o reenvio do e-mail de assinaturas na tentativa de um novo recebimento pelo signatário. Para isso, basta acessar a área de assinaturas do sistema e clicar no ícone de reenvio conforme imagem abaixo:

• O signatário não recebeu o e-mail para realizar assinatura, o que fazer? 

O envio dos e-mails relativos à assinatura é realizado e gerenciado diretamente pelo provedor de assinaturas. O netlex envia para o provedor os signatários e o envio de fato é realizado pelo provedor. Por esse motivo, não conseguimos rastrear por aqui os logs de envio deste e-mail.

Neste caso, é necessário que entre em contato com o provedor de assinaturas e verifique com eles se o e-mail foi realmente enviado e se eles possuem logs deste envio para disponibilizar.

Pelo netlex, é possível apenas realizar o reenvio do e-mail na tentativa de um novo recebimento. Lembrando que este reenvio também é realizado pelo provedor, o netlex só realiza a conexão entre os sistemas.

• Não estou achando o usuário que quero para assinar.

É preciso verificar se esse usuário está cadastrado como um contato na plataforma. Para que uma pessoa apareça como opção de signatário é necessário primeiramente criar o contato.

Para saber mais sobre como criar um contato clique aqui.

• Posso abrir mais de um procedimento de assinatura ao mesmo tempo?

Não é possível criar mais de um processo de assinatura ao mesmo tempo em um único documento.

A ideia é que apenas uma versão do documento fique circulando para assinatura, para evitar que os signatários assinem a versão incorreta ou alterada do documento.

• O que fazer se indiquei as pessoas erradas para assinar o documento?

É necessário realizar o cancelamento do processo de assinatura, corrigir dados necessários no netLex e enviar o documento para assinatura novamente.

Para saber mais sobre o processo de cancelamento de assinaturas clique aqui.

• Posso solicitar a assinatura de um fornecedor ou alguém externo à empresa?

Sim, para solicitar que um fornecedor ou pessoa externa a empresa assine um documento é necessário apenas criar um contato com as informações dele na plataforma.

Feito isso, ao adicioná-lo como signatário no processo de assinatura de um documento, ele irá receber um e-mail requisitando sua assinatura.

• Assinatura digital já vem junto com o NetLex?

 Não, é necessário contratar um provedor de assinatura digital ou eletrônica e integrar com o NetLex.

Para saber mais sobre os provedores de assinaturas que podem ser integrados ao netLex clique aqui.

• Qual o limite de documentos que posso assinar por mês?

Isso vai depender do pacote que você contratar com seu provedor de assinatura eletrônica. Ex: Docusign, Certisign, Clicksign.

Esse limite é definido por eles de acordo com o tipo de plano contratado.

• Onde fica o documento assinado?

O documento retorna para o netLex quando o processo de assinatura é finalizado, ou seja, quando todos os signatários já assinaram o documento corretamente.

Esse documento assinado se torna então a versão oficial e você poderá visualizá-lo na página principal (Leitura) do documento.

Além disso, é possível visualizá-lo na aba “Histórico de Versões” e o responsável pelo processo de assinatura recebe um e-mail ao final do processo contendo todas as informações.

• Posso enviar um documento para a assinatura quando o workflow já estiver concluído?
  

Não, quando o workflow estiver concluído não será possível enviar o documento para a assinatura. Quando encontrar este cenário, ao clicar no ícone da caneta para iniciar o a criação da assinatura, você observará a seguinte mensagem: