FAQ Assinatura

Este artigo reúne as perguntas mais frequentes sobre o processo de assinatura de documentos no netLex. Aqui você encontra orientações sobre envio, acompanhamento, correção de signatários, comportamento por provedor e resolução de problemas comuns.

Este artigo contém as seções:

• Processo geral de assinatura
• Signatários e contatos
• Correção de signatários e e-mails após o envio
• Resolução de problemas por provedor de assinatura
• Conta e configuração do provedor de assinatura

📝 Processo geral de assinatura

1. Como saber se a versão atual do documento está assinada no netLex?

Acesse a aba "Versões do documento" para visualizar o status de assinatura de cada versão. A assinatura é atualizada na versão atual sem criar uma nova.

Se houver versões posteriores não assinadas, pode ter ocorrido o upload de uma nova versão externa ou uma alteração manual pelo questionário ou editor.

2. Posso abrir mais de um procedimento de assinatura ao mesmo tempo no netLex?

Não. Apenas um processo de assinatura pode estar ativo por documento por vez. Isso evita que signatários assinem versões incorretas ou alteradas.

3. Posso enviar um documento para assinatura no netLex quando o workflow já estiver concluído?

Não. Quando o workflow está concluído, não é possível iniciar um processo de assinatura. Ao clicar no ícone de assinatura, o sistema exibirá uma mensagem informando essa restrição.

4. Onde fica o documento assinado no netLex?

O documento retorna para o netLex quando todos os signatários assinam. Ele se torna a versão oficial e pode ser visualizado na página principal (Leitura) do documento e na aba "Histórico de Versões". O responsável pelo processo também recebe um e-mail de confirmação.

5. Qual o limite de documentos que posso assinar por mês no netLex?

O limite depende do plano contratado junto ao seu provedor de assinatura eletrônica. Consulte o provedor para verificar os detalhes do seu plano.

👤 Signatários e contatos

6. Não estou achando o contato que quero para assinar o documento no netLex. O que fazer?

Para que uma pessoa apareça como opção de signatário, ela precisa estar cadastrada como contato na plataforma. Verifique se o contato existe e, se necessário, crie-o antes de iniciar o processo de assinatura.

7. Posso solicitar a assinatura de um fornecedor ou alguém externo à empresa no netLex?

Sim. Basta criar um contato com as informações da pessoa externa. Ao adicioná-la como signatária, ela receberá um e-mail solicitando a assinatura.

8. O que fazer se indiquei as pessoas erradas para assinar o documento no netLex?

Se o provedor não é netLex Sign, é necessário cancelar o processo de assinatura, corrigir os dados dos signatários no netLex e enviar o documento para assinatura novamente. Se for netLex Sign, basta corrigir a assinatura.

9. Qual a diferença entre provedor de assinatura "Individual" e "Coletivo" no netLex?

O campo "Individual" define se a conta do provedor é de uso exclusivo ou compartilhado:

• Individual (Sim): uso pessoal. A integração é feita pelo próprio usuário com suas credenciais. Visível e utilizável apenas por quem a configurou. Requer a permissão "Integração individual com provedor de assinatura" no perfil.
• Individual (Não) — Coletivo: uso compartilhado. Configurada por um administrador e disponível para os usuários autorizados via permissões de perfil.

✏️ Correção de signatários e e-mails após o envio

10. É possível corrigir o signatário no netLex sem cancelar a assinatura?

No netLex Sign é possível. Nos outros provedores, não é possível corrigir o signatário após o envio da assinatura. O processo correto é:

1. Cancelar o envio da assinatura no netLex.
2. Corrigir as informações do signatário (nome, e-mail, etc.).
3. Enviar o documento para assinatura novamente.

⚠️ Importante: se o signatário for alterado diretamente no painel do provedor (sem passar pelo netLex), a plataforma não reconhecerá a alteração, podendo causar falha na atualização de status.

11. Preciso corrigir apenas o e-mail de um signatário. Posso fazer isso sem cancelar a assinatura no netLex?

Pelo netLex Sign, sim. Outros provedores, não — qualquer correção  para provedores externos exige cancelar e reenviar. Alguns provedores permitem a correção do e-mail diretamente no painel deles (por exemplo, a DocuSign oferece a função "Correct"), mas essa alteração não é refletida no netLex e pode causar perda de sincronia. Recomendamos sempre fazer a correção pelo netLex.

12. Qual o impacto de cancelar e reenviar a assinatura na trilha de auditoria do netLex?

O cancelamento e o reenvio ficam registrados na trilha de auditoria do documento. O histórico do processo cancelado é preservado. Isso é o comportamento esperado e não indica nenhum problema — é a forma correta de realizar a correção.

13. Posso alterar a ordem dos signatários após o envio da assinatura no netLex?

No netLex Sign, sim. Para os outros provedores, não é possível alterar a ordem após o envio. Será necessário cancelar o processo e reenviá-lo com a nova ordem.

14. Fiz a correção diretamente no provedor de assinatura, mas o netLex não reflete a mudança. O que fazer?

Alterações feitas diretamente no painel do provedor não são sincronizadas com o netLex. Quando isso ocorre, o sistema pode perder o rastreamento do processo de assinatura. Para manter a sincronia, sempre realize alterações pelo netLex: cancele o processo, corrija as informações e reenvie. Se preferir, baixe a versão assinada no provedor e faça o upload como versão assinada no documento.

🔧 Resolução de problemas por provedor de assinatura

15. O signatário não recebeu o e-mail para assinar o documento. O que fazer?

O envio dos e-mails de assinatura é realizado e gerenciado diretamente pelo provedor. O netLex envia os dados dos signatários ao provedor, e o provedor realiza o envio de fato. Verifique:

• Se o e-mail do contato está correto no netLex.
• Se o e-mail não foi para a pasta de spam do signatário.
• No caso da DocuSign: verifique também a configuração de branding e se o domínio de envio está na allowlist do destinatário.
• No caso da ClickSign: verifique se o link foi gerado corretamente no painel.
• No caso do netLex Sign: verifique a configuração de e-mail do provedor.
• Se necessário, utilize a opção de reenvio no netLex (ícone de reenvio na área de assinaturas).
• Para investigar logs de envio, entre em contato diretamente com o provedor.

16. É possível reenviar e-mails de assinatura para os signatários pelo netLex?

Sim. Acesse a área de assinaturas do documento e clique no ícone de reenvio. O reenvio também é processado pelo provedor — o netLex apenas dispara a solicitação.

17. A assinatura foi enviada, mas o status no netLex não atualiza. O que fazer?

Isso pode ocorrer quando a comunicação entre o provedor e o netLex apresenta atraso. Verifique:

• No painel do provedor, se a assinatura foi concluída por lá.
• Se houve alguma alteração de dados diretamente no provedor após o envio pelo netLex (isso pode causar perda de sincronia).
• Se o problema persistir, abra um chamado no suporte netLex informando o ID do documento e o provedor utilizado.

18. O status do signatário não foi alterado para "concluído" no netLex após o documento ter sido assinado. Por quê?

Esse comportamento indica que as informações do contato no provedor estão diferentes das informações no netLex. Isso ocorre quando nome ou e-mail dos signatários são alterados diretamente no provedor após o envio pelo netLex, causando perda de rastreamento.

19. Cancelei a assinatura no provedor, mas o netLex ainda mostra como "em andamento". Como resolver?

O cancelamento deve ser feito pelo netLex para manter a sincronia entre os sistemas. Se já cancelou diretamente no provedor, abra um chamado no suporte netLex para solicitar a atualização do status.

20. O processo de assinatura expirou no provedor. O que acontece no netLex?

O comportamento varia por provedor — cada um tem seus próprios prazos de expiração. Se o processo expirou no provedor, será necessário cancelar o envio no netLex e criar um novo processo de assinatura.

⚙️ Conta e configuração do provedor de assinatura

21. Posso solicitar a assinatura de documentos no netLex usando minha própria conta pessoal do provedor?

Sim, desde que você configure uma conta individual de assinatura e possua a permissão necessária no seu perfil de acesso.