Responsabilidade no Workflow 2

🎯 Objetivo

Este artigo explicará a funcionalidade de "Obter Responsabilidade" no Workflow 2 do netLex, detalhando como as responsabilidades são atribuídas e assumidas, as diferenças entre obter responsabilidade como gestor ou membro de equipe, e como desfazer essa ação para otimizar a gestão das etapas dos seus documentos.

Este artigo contém as seções:

• Responsabilidade no Workflow
• Obter Responsabilidade como Gestor
• Diferença entre Obter Responsabilidade como Gestor ou como Membro de Equipe
• Desfazer Obtenção de Responsabilidade
• Dúvidas Frequentes

💡 Responsabilidade no Workflow

O workflow atribui responsabilidades a usuários e equipes para execução das etapas. Os responsáveis podem realizar atividades no documento, como:

• Editar, usando questionário ou editor;
• Enviar para revisão externa ou assinatura;
• Aprovar a etapa (avançando no fluxo);
• Rejeitar a etapa (retornando o fluxo para uma etapa anterior).

O avanço da etapa depende das aprovações necessárias, conforme configurado, utilizando combinações de regras com E e OU. A etapa pode depender da aprovação de Maria E Jorge, exemplo em que ambas as aprovações são necessárias para o avanço. A etapa pode depender da aprovação de Maria OU Jorge, exemplo em que apenas uma aprovação é necessária para o avanço.

Cada responsável possui uma atividade que é notificada via e-mail ou Slack e é encontrada pela tela de atividades. A atividade é concluída com a aprovação ou caso a etapa ou o workflow se encerrem.
 

➡️ Obter Responsabilidade como Gestor

Essa funcionalidade permite que um usuário assuma a responsabilidade por uma etapa em andamento, tornando-se responsável junto aos demais. Isso garante que ele tenha acesso imediato aos recursos da etapa e possa aprová-la independentemente dos outros.

• Aprovação independente: a aprovação do usuário que obteve responsabilidade é suficiente para a conclusão da etapa, mesmo que outros responsáveis ainda não tenham aprovado.
• Preservação da regra configurada para a etapa: os demais responsáveis continuam com poder de aprovação e também podem concluir a etapa.

Para obter responsabilidade como gestor:

1. O usuário deve ter permissão para obter responsabilidade sobre o documento.
   
   
    
2. O usuário deve clicar no botão “obter responsabilidade” na etapa em andamento.
   
   

A ação gera uma atividade para o usuário, é registrada no histórico do documento e pode ser identificada em relatórios da inteligência.
 

↔️ Diferença entre Obter Responsabilidade como Gestor ou como Membro de Equipe

Em etapas atribuídas a equipes, qualquer membro pode obter responsabilidade, passando a representar a equipe naquela etapa. As aprovações seguem as regras configuradas para a equipe e podem depender de outras aprovações para que a etapa seja concluída.

O que difere as 2 obtenções:

• Como gestor:
  • Assume uma responsabilidade adicional e com maior poder que a da equipe.
  • Possui poder de aprovação independente das demais regras configuradas.
  • Requer permissão específica para essa função.
• Como membro de equipe:
  • Assume a responsabilidade no mesmo nível de poder atribuído à equipe.
  • As aprovações seguem as regras definidas na configuração da etapa.

Se um usuário pertence à equipe responsável e também possui permissão para obter responsabilidade como gestor, ele precisará escolher o modo de obtenção.

Impacto da escolha:

• No modo gestor, a aprovação é independente e registrada como responsabilidade individual.
• No modo membro de equipe, a aprovação segue o nível de poder da equipe dentro da regra de aprovação da etapa e é registrada como uma ação realizada nas métricas da equipe.
  
  
  
   

↩️ Desfazer Obtenção de Responsabilidade

O usuário que obteve responsabilidade pode desfazer essa ação desde que:

• Não tenha aprovado ou rejeitado a etapa;
• A etapa ainda esteja em andamento.

Ação remove a atividade para o usuário, é registrada no histórico do documento e pode ser identificada em relatórios da inteligência. As responsabilidades configuradas originalmente no workflow não podem ser removidas por meio dessa ação, apenas aquelas obtidas como gestor.

 

❓ Dúvidas Frequentes

• Quem pode obter responsabilidade como gestor? Apenas usuários com permissão específica para essa função podem obter responsabilidade como gestor.
   
• Uma aprovação de gestor conclui a etapa? Sim, a aprovação do usuário que obteve responsabilidade como gestor é suficiente para a conclusão da etapa, mesmo que outros responsáveis ainda não tenham aprovado.
   
• As ações de "Obter Responsabilidade" são rastreáveis? Sim, a ação gera uma atividade e é registrada no histórico do documento.
   
• Posso desfazer uma obtenção de responsabilidade a qualquer momento? Não, a ação só pode ser desfeita se a etapa ainda estiver em andamento e se o usuário não tiver aprovado ou rejeitado a etapa.