Transferência de responsabilidade

🎯 Objetivo

Aprenda a realizar a transferência de responsabilidade de atividades no netLex, seja de forma temporária (para cobrir períodos de férias e ausências) ou permanente (no caso de exclusão de usuários). Isso garante que o fluxo de documentos da sua empresa nunca fique parado. 🚀

Este artigo contém as seções:

• O que é a funcionalidade?
• Como configurar transferência temporária (Férias/Ausências)
• Como gerenciar transferências como Administrador
• Como realizar a transferência definitiva (Exclusão de usuário)

• Dúvidas frequentes

💡 O que é a funcionalidade?

A transferência de responsabilidade permite que as atividades de um usuário sejam direcionadas a outra pessoa. Isso é essencial para manter a agilidade e segurança dos processos, evitando que documentos fiquem travados aguardando a interação de alguém que não está disponível no momento.
 

🛠️ Como configurar transferência temporária (Férias/Ausências)

Para garantir que os fluxos de documentos se mantenham ágeis e seguros em todas as circunstâncias, a ferramenta de transferência temporária de responsabilidade permite que as atividades de um usuário ausente, em férias ou licenças, por exemplo, sejam transferidas a outro usuário por um período de tempo determinado. Se você vai se afastar por um período determinado, pode configurar seu substituto diretamente no seu perfil:

1. No canto inferior esquerdo, clique no ícone do seu perfil e selecione Gerencie sua conta netLex.
2. Localize a seção Transferência de responsabilidade durante férias (ou ausência temporária).
3. Insira a data de início e a data de término do período.
4. Selecione o usuário que receberá suas atividades.
5. Clique em Salvar.

Importante: A transferência ocorre para atividades já abertas na data de início e para as novas criadas durante o período. Ao fim do prazo, as atividades pendentes retornam automaticamente para você.

A transferência pode iniciar imediatamente, se a data de início for a atual, ou ser programada para o futuro. O término também pode ser programado para uma data futura e irá acontecer automaticamente, mas a transferência pode ser encerrada a qualquer momento por usuários com permissão.
 

👥 Como gerenciar transferências 

Administradores ou usuários que têm as permissões de “ler” e “transferir responsabilidade” de usuários nos seus perfis de acesso podem configurar a transferência para outros usuários, caso eles esqueçam de fazê-lo ou em casos de ausências imprevistas:

1. Acesse Configurações > Usuários.
2. Localize o usuário desejado e clique nos três pontos verticais à direita.
   
   
    
3. Selecione Transferir responsabilidade.
4. Defina o período e o destinatário.
5. Clique em Salvar.

🗑️ Como realizar a transferência definitiva (Exclusão de usuário)

A remoção no netLex é segura e exige que as pendências do usuário sejam passadas para outra pessoa:

1. Em Configurações > Usuários, clique nos três pontos ao lado do usuário.
2. Selecione Remover.
   
   
    
3. Gerenciamento de Responsabilidades: O sistema solicitará que você indique um novo responsável pelas atividades, documentos e fluxos que estavam vinculados ao usuário excluído. Clique em Prosseguir.
   
   
    
4. Indique o novo usuário responsável, clique em Salvar e confirme a exclusão.
   
   

Importante: Essa transferência é definitiva e só deve ser utilizada em usuários que não estão mais na empresa ou que não utilizarão mais o netLex

❓ Dúvidas frequentes

• Posso transferir atividades para uma equipe? Não. Atividades designadas a um indivíduo só podem ser transferidas para outro usuário específico.
   
• O que acontece com as atividades que eu já concluí? As atividades concluídas pelo substituto durante o período de férias permanecem registradas no nome dele para fins de histórico e não retornam ao responsável original.
   
• Um substituto pode delegar essa responsabilidade para uma terceira pessoa? Não. Usuários que já estão substituindo alguém não podem transferir essa responsabilidade recebida para terceiros. Da mesma forma, quem está ausente não pode ser escalado como substituto de outra pessoa.
   
• Posso encerrar uma transferência antes do prazo? Sim. Administradores ou o próprio usuário (no caso de retorno antecipado) podem interromper a transferência manualmente nas configurações a qualquer momento.