Crear documento en masa

Es posible realizar la generación de documentos por lotes en netLex. Para ello, el modelo automatizado de documentos a preparar en lote debe cumplir con los siguientes requisitos:

• No utilice contextos repetitivos (funcionalidad "repetir")

• No use variables adjuntas

• No utilice listas de respuestas múltiples. Las variables de la lista siempre deben ser del tipo "Botones de opción" o "Desplegable" (no utilice "Casillas de verificación").

• No utilice variables del tipo “Fórmula”. Siempre que sea necesario, deje todas las condiciones y cálculos directamente en la plantilla.

• Como buena práctica, sugerimos desasignar siempre del cuestionario todas las variables que no se estén utilizando en la plantilla, excluyendo páginas y grupos que no tengan variables.

Cuando el sistema identifica la existencia de una plantilla que cumple con todos los requisitos anteriores, reconoce que se puede generar en lote y automáticamente en la pantalla "crear un nuevo documento basado en una plantilla" la opción "crear en lote" como la imagen abajo:

Al hacer clic en esta opción, el sistema presentará toda la información necesaria para proceder con la generación del lote. Son ellos:

• Descarga la hoja de cálculo de la plantilla
• Llenar la hoja de trabajo de la plantilla
• Cargue la hoja de trabajo de la plantilla completa

Descargue la hoja de trabajo de la plantilla:

netLex proporcionará una hoja de cálculo para completar, donde se deben ingresar los datos de todos los documentos a crear. Deberá descargar la hoja de cálculo provista como se muestra en la imagen a continuación:

Llenando la hoja de trabajo de la plantilla:

Los campos existentes en la hoja de trabajo de la plantilla coinciden con las variables a completar para cada documento, es decir, la información que servirá de base para la creación de cada documento. Debe llenarse correctamente siguiendo el mismo patrón, como se muestra a continuación:

Nota: La funcionalidad de generación de lotes tiene algunas limitaciones con respecto al tamaño de la hoja de trabajo completa:

• La hoja de cálculo debe contener un máximo de 500 líneas completas, es decir, hasta 500 documentos a la vez.
• El tamaño del archivo de la hoja de cálculo debe ser inferior a 5 MB.

Si necesita crear una mayor cantidad de documentos, deberá dividirlos en más de una hoja/archivo.

Cargue la hoja de trabajo de la plantilla completa

El último paso es cargar la hoja de cálculo de la plantilla después de completarla. Simplemente haga clic en "cargar" y comenzará la generación del lote.

Después de crear los documentos por lotes, también será posible descargar las versiones PDF o Docx de los documentos generados de forma masiva. Los documentos también estarán normalmente disponibles para su consulta en la pantalla "listado de documentos".