FAQ Flujo de trabajo

Preguntas frecuentes y sus respuestas.

• Debería haber sido responsable de un paso, pero él no se enamoró de mí. ¿Lo que podría haber ocurrido?

Puede ver la persona responsable del paso colocando el mouse sobre el paso específico debajo de la información del documento y, si no está de acuerdo, puede evaluar con el administrador de la plataforma NetLex de su empresa para cambiar las reglas del flujo de trabajo e incluso transferir un documento para usted.

• Accidentalmente hice clic en aprobar. ¿Que puedo hacer?

Puede pedirle a la persona responsable del siguiente paso que rechace la tarea y vuelva a su paso. Puede hacerlo vía chat en la propia pantalla del documento, simplemente marque con @ la persona responsable del siguiente paso y explique lo sucedido y se le notificará del mensaje. Sin embargo, enfatizamos que la decisión de aprobar debe tomarse con cuidado, ya que cada progreso en el flujo de trabajo se guarda en la base de datos y aparecerá en los informes.

• ¿Qué paso anterior debo enviar cuando rechazo el paso actual?

Esta es una decisión vinculada directamente a su flujo de trabajo. En caso de duda, comuníquese con su supervisor o con el administrador de la plataforma NetLex de su empresa.

• No estoy de acuerdo con el plazo de las actividades. El plazo es demasiado corto. ¿Que hacer?

Puede ponerse en contacto con su supervisor o el administrador de la plataforma NetLex de su empresa para comprender mejor las reglas del flujo de trabajo. También puede solicitar una extensión de la fecha límite.

• ¿Cómo sé por qué soy responsable de un paso?

Puede ponerse en contacto con su supervisor o con el administrador de la plataforma NetLex de su empresa para comprender mejor las reglas del flujo de trabajo. O puede ver a los responsables de cada paso colocando el cursor sobre el paso específico en la barra debajo de la información del documento.

• ¿Qué hacer cuando el botón de aprobación no aparece para mí y el flujo de trabajo se bloquea en algún paso?

Cuando no puede avanzar en el flujo de trabajo y el botón aprobar o completar paso no está disponible, significa que todavía hay algo pendiente por completar en el cuestionario. En este caso, puede acceder al cuestionario de dos formas resaltadas en la captura de pantalla a continuación: la primera haciendo clic en el cuestionario y la segunda haciendo clic en la barra inferior de la pantalla con la opción “Responder las nuevas preguntas del cuestionario”. De esta forma, debes acceder al cuestionario y completar los datos necesarios, y luego hacer clic en “Completar cuestionario”. Después de completar el cuestionario, el botón de aprobación estará visible y podrá completar el paso y continuar con el flujo de trabajo.

• Completé el cuestionario y aún no pude aprobar el paso, ¿cómo proceder?

En este caso, probablemente no completó la encuesta porque los datos ingresados ​​en la encuesta solo se guardan después de hacer clic en el botón "Completar encuesta". Entonces, para poder aprobar el paso correctamente, simplemente ingrese los datos en el cuestionario, haga clic en "Completar cuestionario" en la esquina inferior derecha de la pantalla, y luego el botón "Aprobar" estará visible y será posible aprobar el documento.

• El flujo de trabajo finalizó automáticamente, ¿qué pasó?

Al configurar el paso del flujo de trabajo, puede seleccionar la opción para que el flujo de trabajo se cierre automáticamente si el documento no se aprueba dentro del período especificado. Si esto ocurrió incorrectamente, el administrador o la persona responsable de ese paso debe reactivar el flujo de trabajo haciendo clic en el botón escrito "Cancelado" en la parte superior derecha de la pantalla, y luego haciendo clic en el botón "Reactivar", si él tiene el permiso necesario.

• ¿Cuál es la diferencia entre el botón "Obtener responsabilidad" y el botón "Gestionar responsabilidad"?

“Asumir la responsabilidad” es una forma específica para que los administradores (y los usuarios que tienen dicho permiso) fuercen que se les asigne la responsabilidad, permitiendo así que se realicen cambios en ese paso. Vale la pena señalar que con esta opción, la responsabilidad del paso se comparte entre el responsable original y el administrador. Si bien "Administrar la responsabilidad" es la forma común en que los usuarios que no son administradores tienen que cambiar la responsabilidad de ese paso, y debe hacerse.

• ¿Qué hacer cuando el responsable del paso es un equipo?

Para obtener más información sobre la responsabilidad de un paso en un equipo, acceda a nuestro artículo del Centro de ayuda "Responsabilidad del equipo por la actividad".

• Al cambiar de responsable, ¿se transfieren todas las responsabilidades o solo la del paso del documento?

Al cambiar la responsabilidad directamente en el paso de un documento específico, la responsabilidad se cambia solo para ese documento y ese paso específico. Si desea cambiar todas las responsabilidades de esa persona, y no solo un documento y un paso específicos, utilice la función de transferencia de responsabilidad. Para obtener más información sobre la transferencia de responsabilidad durante un período de vacaciones, acceda al artículo "Transferencia de responsabilidad durante un período de vacaciones" en nuestro Centro de ayuda.

• ¿Cuál es la diferencia entre la transferencia estándar de responsabilidad y la transferencia de vacaciones?

La transferencia predeterminada de responsabilidad, realizada dentro de un paso de documento específico, transfiere la responsabilidad solo para ese paso y documento específico. La transferencia de la responsabilidad de las vacaciones transfiere toda la responsabilidad de todos los pasos y documentos durante el período especificado.

• Me transfirieron la responsabilidad durante las vacaciones, pero todavía hay actividades antes del período que no puedo ver y continuar. ¿Qué paso?

En este caso, el usuario que le transfirió la responsabilidad utilizó una fecha de inicio del período de transferencia que no cubría todas las actividades aún abiertas para esa persona. De esta forma, algunas actividades antiguas no te han sido transferidas y siguen pendientes a la espera del anterior responsable. Para resolver este problema, debe editar la responsabilidad de los documentos y los pasos específicos que aún están pendientes, o reconfigurar la transferencia de responsabilidad durante las vacaciones para que el período de tiempo seleccionado abarque estas actividades más antiguas.

• ¿Cómo puedo responsabilizarme de otra actividad?

Si esto es necesario y se decide con su equipo, puede pedirle a la persona responsable que le transfiera la responsabilidad o pedirle al administrador que se responsabilice del paso y luego se lo transfiera a usted.

• El solicitante no responde a mi solicitud de extensión de plazo. ¿Como proceder?

Si no responde dentro de las 24 horas, su orden se puede otorgar automáticamente o no dependiendo de la configuración del flujo de trabajo. Esta es una configuración que puede o no haber sido publicada por su empresa, consulte con el administrador de la plataforma NetLex de su empresa.

• ¿Cuántas extensiones de plazo puedo solicitar?

El sistema no establece ningún límite, por lo que puede solicitar tantas extensiones de tiempo como desee. Sin embargo, cualquier cambio en la fecha límite aparecerá en los informes de inteligencia. Vale la pena señalar que simplemente no es posible abrir más de una solicitud de fecha límite a la vez, porque cuando crea una nueva, la anterior se cancelará.

• ¿Qué sucede si solicito la extensión el último día de mi fecha límite?

Si se aprueba, se ampliará. Si no se responde dentro de las 24 horas, su pedido puede o no ser otorgado automáticamente, dependiendo de la configuración de su flujo de trabajo. Esta es una configuración que puede o no haber sido publicada por su empresa, consulte con el administrador de la plataforma NetLex de su empresa. Si la solicitud se cumple antes de la fecha límite, la actividad permanecerá dentro de la fecha límite.

• ¿Qué hacer si las aclaraciones no son suficientes?

Puedes pedir más aclaraciones, no hay límites. También existe la opción de chatear dentro de la página de cada documento, donde es posible intercambiar mensajes rápidamente con otras personas involucradas con el documento.

• ¿Qué sucede si solicito una aclaración el último día del plazo?

No hay problema en solicitar una aclaración el último día de la fecha límite, solo puede suceder que el flujo de trabajo del documento se complete antes de que se responda la solicitud. Sin embargo, vale la pena señalar que estas solicitudes están disponibles en cualquier momento del historial dentro de un documento específico en la plataforma.