FAQ Suscripción

Preguntas frecuentes y sus respuestas.

• ¿Cómo sé si la versión actual del documento está firmada?

Puede ver el estado en la pestaña "versiones del documento" para comprobar si está firmado. Se enumeran todas las versiones de este documento que ya se han generado.

La firma se actualiza a la versión actual del documento, sin crear una nueva.

Si hay versiones posteriores sin firmar, es posible que se haya cargado una nueva versión externa de este documento o que se haya realizado un cambio manual a través del cuestionario o el editor.

Al cargar una versión externa, reemplazando el documento principal, es posible indicar si ya está firmado para aparecer en el estado de la plataforma.

• ¿Es posible realizar la corrección del firmante en netLex sin tener que darse de baja?

Actualmente, no es posible realizar una corrección de firmante en netLex después de enviar la suscripción. El proceso correcto es cancelar el envío, corregir la información deseada y enviar nuevamente.

Si el firmante se cambia directamente en el proveedor después de que la suscripción se envía a través de netLex, el sistema no reconoce el cambio.

• El estado del signatario no se cambió a "completado" después de la firma del documento.

Este comportamiento del sistema indica que la información de contacto del proveedor de suscripción es diferente de la información de netLex.

Ocurre cuando la información del contrato se cambia directamente en el entorno del proveedor de suscripción después de haber sido enviada a través del sistema, principalmente el nombre y la dirección de correo electrónico de los firmantes.

Los proveedores son plataformas externas a netLex, una vez cambiado en su entorno, provoca pérdida de seguimiento y corremos el riesgo de no estar al día con la evolución de las suscripciones en la plataforma.

• ¿Es posible reenviar correos electrónicos a los signatarios a través de netLex?

Los correos electrónicos relacionados con la suscripción son enviados y administrados directamente por el proveedor de la suscripción. Por esta razón, no es posible reenviar correos electrónicos individualmente a través de netLex.

Para reenviar oportunamente correos electrónicos a ciertos signatarios durante el transcurso del proceso de suscripción, es necesario iniciar sesión directamente en el proveedor de la suscripción. A través de netLex, puede cancelar el sobre de suscripción en su totalidad y crear uno nuevo, lo que activará el envío de nuevos correos electrónicos.

Nota: No hay ningún daño en reenviar el correo electrónico directamente a través del proveedor de suscripción, pero no podemos monitorear el recibo o no por parte de los signatarios. Esta verificación también se puede realizar directamente en el proveedor.

Tampoco se recomienda realizar ningún cambio en los datos del contrato directamente desde el proveedor de suscripción, solo enviando correos electrónicos. Cualquier cambio de información puede provocar la pérdida de seguimiento del sistema.

• No encuentro al usuario al que quiero firmar.

Es necesario verificar que este usuario esté registrado como contacto en la plataforma. Para que una persona aparezca como una opción de firmante, primero debe crear el contacto.

Para obtener más información sobre cómo crear un contacto, haga clic aquí.

• ¿Puedo abrir más de un procedimiento de suscripción al mismo tiempo?

No es posible crear más de un proceso de firma al mismo tiempo en un solo documento.

La idea es que solo se circule una versión del documento para su firma, para evitar que los firmantes firmen la versión incorrecta o alterada del documento.

• ¿Qué hacer si he indicado a las personas equivocadas para firmar el documento?

Es necesario cancelar el proceso de suscripción, corregir los datos necesarios en netLex y enviar nuevamente el documento para su firma.

Para obtener más información sobre el proceso de cancelación de suscripción, haga clic aquí.

• ¿Puedo solicitar una suscripción a un proveedor o alguien externo a la empresa?

Sí, para solicitar a un proveedor o persona ajena a la empresa que firme un documento, solo es necesario crear un contacto con su información en la plataforma.

Una vez hecho esto, cuando lo agregue como firmante en el proceso de firma de un documento, recibirá un correo electrónico solicitando su firma.

• ¿La firma digital viene incluida con NetLex?

No, es necesario contratar un proveedor de firma digital o electrónica e integrarse con NetLex.

Para obtener más información sobre los proveedores de suscripción que se pueden integrar con netLex, haga clic aquí.

• ¿Cuál es el límite de documentos que puedo firmar por mes?

Esto dependerá del paquete que contrate con su proveedor de firma electrónica. Ejemplo: Docusign, Certisign, Clicksign.

Este límite lo definen según el tipo de plan contratado.

• ¿Dónde está el documento firmado?

El documento vuelve a netLex cuando se completa el proceso de firma, es decir, cuando todos los firmantes ya han firmado el documento correctamente.

Este documento firmado se convierte en la versión oficial y puede verlo en la página principal (Lectura) del documento.

Además, es posible visualizarlo en la pestaña “Historial de versiones” y el responsable del proceso de suscripción recibe un correo electrónico al final del proceso con toda la información.