Workflows (antiguo Kanban)

🎯 Objetivo

Este artículo presenta la nueva experiencia de Workflows, la evolución del antiguo Kanban, que ofrece una visualización más moderna, intuitiva y completa de las etapas de un flujo de documentos. Con esta actualización, los usuarios pueden acompañar todas las etapas del workflow, visualizar documentos con múltiples responsables e incluso gestionar plazos directamente en la interfaz.
 

• ¿Qué es la funcionalidad?
• Nueva pantalla de modelos
• Visualización de etapas
• Etapas paralelas
• Versiones anteriores
• Documento sin responsable asignado
• Cambio de fecha de vencimiento
• Guardar el Kanban en una nueva pestaña
   

💡 ¿Qué es la funcionalidad?

El Kanban ahora se llama Workflows y será disponibilizado de forma gradual. Después de la activación, el nombre en el menú lateral será actualizado a “Workflows”.



 

🧭 Nueva pantalla de modelos

Al hacer clic en el ícono de Workflows en el menú lateral, accedes a una nueva pantalla que muestra todos los modelos disponibles en el ambiente y compatibles con tu perfil de acceso. Cada modelo representa un conjunto de etapas, y al hacer clic sobre él, es posible visualizar los documentos que se encuentran en cada etapa del flujo.

 

📊 Visualización de etapas

En la visualización del modelo, todos los documentos se presentan en sus respectivas etapas. Si un documento tiene múltiples responsables o se encuentra en más de una etapa simultáneamente, se mostrará más de una vez, reflejando la realidad de la pantalla de actividades. Esta vista hace el seguimiento de tareas más fiel y dinámico.


 

🔄 Etapas paralelas

El nuevo Workflow reúne documentos provenientes del Workflow 1 y del Workflow 2, garantizando compatibilidad total entre ambos. Las etapas paralelas se muestran según la secuencia registrada en la base de datos, respetando el orden de ejecución definido en el flujo.
 

🕓 Versiones anteriores

En caso de que existan versiones anteriores de un workflow, la etapa modificada solo aparecerá si hay documentos vinculados a ella. Si no hay documentos, la pestaña correspondiente será ocultada automáticamente, manteniendo la interfaz limpia y organizada.


 

👥 Documento sin responsable asignado

Así como en la pantalla de actividades, será posible asignar un responsable directamente a un documento que aún no lo tenga. Esto facilita la gestión de pendientes y la continuidad del flujo sin necesidad de salir de la pantalla de Workflows.


 

⏰ Cambio de fecha de vencimiento

La funcionalidad también permite modificar la fecha de vencimiento de una etapa, aplicando los mismos criterios utilizados en la pantalla del documento. De esta forma, es posible ajustar plazos de manera rápida y segura, sin comprometer el control de gestión.


 

📁 Guardar el Kanban en una nueva pestaña

Así como en las pantallas de Documentos y Actividades, es posible guardar el Kanban (Workflows) en una pestaña personalizada, aplicando filtros específicos. Esta opción ayuda a crear vistas dedicadas para distintos equipos, flujos o tipos de contrato.


 

📚 Resumen

• El Kanban ahora se llama Workflows.
• Nueva pantalla para visualizar modelos y etapas.
• Compatibilidad con Workflows 1 y 2, incluyendo etapas paralelas.
• Gestión facilitada de responsables y plazos.
• Posibilidad de guardar pestañas.