Agregar Responsables en el Workflow

🎯 Objetivo

Aprenda detalladamente cómo agregar nuevos usuarios o equipos como responsables en una etapa del workflow. Este recurso es útil para incluir a otros colaboradores para apoyar en actividades como revisión, inclusión de información, envío para firma, aprobación o rechazo de la etapa.
 

Este artículo contiene las secciones:

• ¿Qué es esta funcionalidad?
• ¿Cómo funciona la funcionalidad?
• Preguntas frecuentes
   

💡 ¿Qué es esta funcionalidad?

El workflow asigna responsabilidades a usuarios y equipos para la ejecución de las etapas de un documento. El recurso de "Agregar Responsables" permite que quien ya es responsable de la etapa agregue a otras personas para ayudar en las actividades. Estas actividades pueden incluir editar el documento, enviar a revisión o firma, y aprobar o rechazar la etapa.

Los nuevos responsables son notificados por correo electrónico o Slack y sus actividades se agregan a la lista de actividades de la etapa. Tendrán el mismo poder de aprobación de quien los agregó, y la regla de aprobación se convierte en un "O" entre todos los responsables del grupo.
 

🛠️ ¿Cómo funciona la funcionalidad?

Para agregar un nuevo responsable, el usuario debe:

1. Acceder a las opciones de responsabilidad de la etapa.
2. Hacer clic en Agregar Responsables.
3. Seleccionar los usuarios y equipos que desea incluir.
4. (Opcional) Insertar un mensaje de orientación.
5. Concluir la acción.

Importante: Existen algunas condiciones para que sea posible agregar responsables:

• El usuario que está agregando debe ser uno de los responsables de la etapa actual.
• El documento no puede estar en revisión externa.
• Los usuarios que serán agregados no pueden:
  • Tener activa una transferencia de responsabilidad temporal (vacaciones).
  • Ya ser responsables de la etapa.
     

❓ Preguntas frecuentes

1. ¿Quién puede agregar nuevos responsables?
   Solo los usuarios que ya son responsables de la etapa en curso pueden agregar a otros.
    
2. ¿Los nuevos responsables pueden agregar a más personas?
   No. Los usuarios que son agregados o sus sustitutos (temporales o definitivos) no pueden agregar a otros responsables en la misma etapa.