Inteligência

A página de Inteligência permite que você acompanhe os resultados de tudo o que é feito no netLex pela sua empresa. É possível acompanhar, em gráficos, diversas informações sobre os documentos elaborados, facilitando a gestão e investigação de pontos de melhoria.

 Os dados a serem analisados podem ser de quantidade de documentos elaborados, por exemplo, ou do número de solicitações de assinatura. Outro exemplo seria visualizar quantos contratos tiveram o status da assinatura cancelado.

Com esse tipo de personalização, você pode montar os gráficos de acordo com o resultado que é relevante para a sua empresa! Veja como configurar:

1) Entre na página “Inteligência” e crie um painel, selecionando a opção "+" no canto superior esquerdo da tela.

Os painéis (abas) servem para organizar os gráficos e podem ser divididos de acordo com a necessidade.

2) Escolha um título para o seu painel.

3) Dentro de um painel, crie um gráfico, selecionando a opção “Novo gráfico” no canto superior direito da tela:

De acordo com a necessidade, é possível escolher quais filtros você irá utilizar como métricas para este relatório. Atualmente o filtro opera com um limite de 5(cinco) propriedades sendo utilizadas ao mesmo tempo. As propriedades disponíveis para utilização são geradas automaticamente pela plataforma. O dado/propriedade principal pode ser:

• Filtrar por tempo em assinatura (é a soma de todos os tempos de assinatura do documento, incluindo as canceladas. Para os casos em que há assinaturas em aberto, considera-se o valor de início da assinatura até a data presente. A propriedade é contada em dias corridos);
• Filtrar por status da assinatura (são contabilizados 4 status: (i)criado, que representa o status quando o usuário está configurado, mas ainda não enviou para assinatura, (ii) enviado, que representa que o documento já foi enviado e está em assinatura pelas partes, (iii) concluído, informa que o fluxo de assinatura foi concluído no provedor de assinatura e o documento assinado já voltou para o netLex, (iv)cancelado, informa que a assinatura foi cancelada durante o processo);
• Filtrar por número de solicitações de assinatura (conta o total de solicitações de assinatura do documento);
• Filtrar por data de criação do documento (contabiliza a data da primeira interação relacionado ao documento que é fruto de um template da plataforma, a criação do questionário. Rascunhos não são contabilizados. Para upload de documentos, a data de criação é a data do upload do documento na plataforma);
• Filtrar por número do documento (número do documento conforme exibido na tela de listagem de documentos);
• Filtrar por nome do documento (título do documento conforme exibido na tela de listagem de documentos);
• Filtrar por autor do documento (autor da primeira versão do documento);
• Filtrar por modelo (modelo utilizado para elaborar o documento);
• Filtrar por número de revisões (conta quantas revisões externas, independente do estado, existem naquele documento. A inteligência traz o número de revisões iniciadas, canceladas e concluídas);
• Filtrar por tempo em revisão (é contada em dias corridos e representa a soma de todos os tempos de revisão do documento, incluindo o tempo de todas as rodadas de revisão(idas e vindas).

A princípio todos os painéis e gráficos criados poderão ser visualizados somente pelo autor. Porém é possível compartilhar os painéis (abas) para permitir que outros usuários da plataforma tenham acesso aos gráficos criados.

Existem 3 tipos de compartilhamentos possíveis:

1. Somente para você: somente o criador da aba pode vê-la. É o compartilhamento padrão.
2. Para toda empresa: todos da empresa podem ver a aba.
3. Equipe e usuário: permite compartilhar com outros usuários e equipes.

Clicando no ícone de três pontos na vertical, localizado no canto superior direito de cada gráfico, você tem acesso às seguintes opções:

• Editar (permite alterar as configurações do gráfico);
• Excluir (excluir o gráfico da Inteligência).

4) Regras de Exibição de Propriedades

As propriedades podem ser utilizadas em diferentes contextos, são eles:

• Exibir: é o correspondente ao eixo horizontal do gráfico de barras e comporta todas as propriedades/dados, exceto as do tipo número(Número de Solicitações de Assinatura e Número de Revisões) e duração(Tempo de Assinatura e Tempo em Revisão).
• Medir por: é o correspondente ao eixo vertical no gráfico e comporta somente as propriedades do tipo número(Número de Solicitações de Assinatura e Número de Revisões) e duração(Tempo de Assinatura e Tempo em Revisão). Por padrão, automaticamente o gráfico medirá pela contagem de documentos, porém o usuário pode optar por outra propriedade no “Medir por”. Sempre que uma propriedade for excluída do “Medir por” a Inteligência voltará a medir pela contagem de documentos de  forma automática.
• Segmentar: possui a mesma restrição do “Medir por” e permite apenas 10 segmentos, sendo o 11º segmento um agrupamento de todos os valores restantes.

- Tipos de Gráficos Atualmente a Inteligência permite a seleção de somente 2 tipos de gráficos: (i) barras e (ii) barras empilhadas (segmentadas).

O gráfico de barras e o de barras segmentadas são representados pelo mesmo ícone, mas para transformar um gráfico de barras simples em barras segmentadas, basta adicionar uma propriedade em “Segmentar por” e a Inteligência fará a alteração de tipo de gráfico automaticamente.

- Sugerimos alguns gráficos para acompanhamento de métricas básicas de utilização da plataforma netLex. Veja a seguir como é feita a configuração de cada um e como ficam os gráficos respectivamente.

• Filtro de tempo de assinatura para cada Autor. Segue exemplo:

• Filtro de status de assinatura para cada documento criado. Segue exemplo:

• Filtro de tempo de revisão para cada Autor. Segue exemplo: