Informe de inteligencia

La página de Inteligencia le permite realizar un seguimiento de los resultados de todo lo que hace su empresa en netLex. Es posible monitorear, en gráficos, información diversa sobre los documentos elaborados y el flujo que siguen, facilitando la gestión e investigación de puntos de mejora.

Los datos a analizar pueden ser la cantidad de documentos elaborados, por ejemplo, o alguna información clave que se inserta en el cuestionario. Si, por ejemplo, hay una indicación en el cuestionario sobre tener o no garantía en el contrato, es posible acompañar un informe sobre el número de documentos producidos sin garantía. Otro ejemplo sería visualizar cuántos contratos se completó tarde el paso de aprobación.

Con este tipo de personalización, puede ensamblar los gráficos de acuerdo con el resultado que sea relevante para su empresa! Vea cómo configurar:

1) Ingrese a la página de "Inteligencia" y cree una carpeta haciendo clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de la pantalla.

Las carpetas se utilizan para organizar los gráficos y se pueden dividir por sector o por plantilla (tipo de documento), por ejemplo.

2) Dentro de una carpeta, cree un gráfico haciendo clic también en el icono de engranaje.

De los diferentes formatos de gráficos, los datos principales pueden ser:

• Número de documentos por usuario (muestra la cantidad de documentos creados por persona);
• Número de documentos por plantilla (presenta el número de documentos preparados a partir de cada plantilla - tipo de documento - que tiene la empresa);
• Número de documentos por fecha de creación (muestra el número de documentos creados cada mes);
• Número de pasos por responsable (muestra el número de pasos del flujo de trabajo, como aprobación o paso de firma, que ya se han completado o están abiertos para cada responsable);
• Número de pasos por fecha de SLA (muestra el número de pasos que tuvieron vencimiento de SLA dentro de cada mes).

Según el tipo seleccionado, ciertas opciones de filtro aparecen en la configuración. Ejemplos:

• Filtrar por autor (le permite seleccionar un usuario específico o un equipo para ver cuántos documentos fueron escritos por él);
• Filtrar por plantilla (se utiliza, por ejemplo, para ver cuántos documentos de una plantilla determinada se crearon por persona);
• Filtrar por estado del flujo de trabajo (le permite ver, por ejemplo, cuántos contratos están en curso);
• Filtrar por paso del flujo de trabajo (si hay un paso que solo ocurre en determinadas situaciones, como la aprobación de la junta, por ejemplo, se usa para ver cuántos documentos han pasado por esta aprobación).

Al crear los gráficos, se guardan para que todos los usuarios que tienen permiso puedan verlos. Al hacer clic en el ícono de tres puntos verticales, ubicado en la esquina superior derecha de cada gráfico, tiene acceso a las siguientes opciones:

• Ver tabla (ver los datos seleccionados en la configuración del gráfico en formato de tabla);
• Obtener datos (exportar tabla de datos de gráficos en Excel);
• Editar (le permite cambiar la configuración del gráfico);
• Eliminar (eliminar el gráfico de inteligencia).

Sugerimos algunos gráficos para realizar un seguimiento de las métricas básicas de uso de la plataforma netLex. Vea a continuación cómo está configurado cada uno y cómo se ven los gráficos respectivamente.

• Las consultas legales se completaron tarde (para monitorear mensualmente cuántas consultas tuvieron el paso de "Respuesta a la solicitud" completado tarde).

• Documentos finalizados (para visualizar, en el período seleccionado, cuántos documentos de cada plantilla fueron finalizados). También es posible filtrar por cada plantilla de documento si es necesario.

• Consultas por paso de flujo (para conocer, en el período seleccionado, en qué pasos del workflow se encuentran las consultas creadas en el sistema). También es posible filtrar por cada paso del flujo en específico si se desea.